Materialmapping
Aus einer formlosen Materialangabe die passenden Artikelnummern im Lexware-Stamm zu finden, macht bisher jemand von Hand. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig – falsche Nummern landen leicht im Angebot.
Genau hier setzt das Materialmapping an: Die Materialangabe wird per Telegram, WhatsApp oder Threema geschickt. Der Workflow lädt den Artikelstamm, die KI ordnet die Angaben existierenden Artikelnummern zu und legt daraus einen Angebotsentwurf an – ohne feste Syntax, ohne neue App
Client
Alle Betriebe mit Lexware Office
Datum
2026 / Q3
Projekt type
n8n-Workflow · Lexware Office API · KI-Mapping · Telegram/WhatsApp/Threema · E-Mail
Showcase
Handbuch
Step 1
Das Problem
Zwischen „3 Fenster, 2 Türen“ und der Artikelnummer sitzt ein Mensch.
Die Zuordnung von Freitext zu Artikelnummern ist Handarbeit: suchen, vergleichen, eintippen. Falsche Nummern landen leicht im Angebot – und der Kunde wartet.
Ausgangslage
Materialangaben kommen formlos: per Zuruf, Zettel oder Chat. Im Lexware-Artikelstamm muss sie jemand einzeln nachschlagen und die richtigen Positionen ins Angebot setzen.
Ziele
Die formlose Angabe soll direkt zu echten Artikelnummern werden – und was die KI nicht sicher zuordnen kann, soll klar als „bitte prüfen“ markiert sein statt still falsch zu landen.
Ergebnis
Aus der Nachricht entsteht ein Angebotsentwurf mit echten Artikeln aus dem Lexware-Stamm. Unklare Angaben kommen als gekennzeichnete Platzhalter mit gesonderter Meldung – nichts wird stillschweigend geraten.
Step 2
Die Lösung
Freitext rein – Angebotsentwurf mit echten Artikeln raus.
Die Angabe kommt über Telegram, WhatsApp oder Threema. Der Workflow lädt den Artikelstamm paginiert über den Lexware-Baustein, die KI ordnet die Angaben zu – geprüft gegen den Katalog-Index, damit nur echte Artikelnummern verwendet werden. Der Angebotsentwurf entsteht ohne Finalisierung; Ergebnis und Fehler gehen an E-Mail und alle drei Messenger.
