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n8n · Telegram · WhatsApp · Threema · KI-Mapping · Lexware Artikel & Angebot

Intelligentes Materialmapping

„3 Fenster, 2 Türen“ als formlose Nachricht per Telegram, WhatsApp oder Threema — die KI findet die passenden Artikel im Lexware-Stamm und legt daraus einen Angebotsentwurf an. Nur existierende Artikelnummern, Unklares wird markiert.

n8n (selbst gehostet) Telegram · WhatsApp · Threema E-Mail-Ausgabe KI-Mapping (OpenAI-kompatibel) Lexware Office API

Wie es funktioniert Ansehen

Status: Einsatzbereit. Mehrkanal-Version: Eingang über drei Messenger (Telegram, WhatsApp, Threema), Ausgabe über E-Mail und dieselben drei Messenger. Nach dem Import Credentials und Ziele setzen — dann produktiv nutzbar.

Mapping-Ergebnis: Freitext-Materialangabe wird auf Artikelnummern gemappt, eine Position als PRÜFEN markiert

Das Problem

Material heraussuchen kostet Zeit

Aus einer formlosen Materialangabe die passenden Artikelnummern im Stamm zu finden, macht bisher jemand von Hand — langsam und fehleranfällig.

🔎

Manuelles Suchen

Jede Position wird einzeln im Artikelstamm nachgeschlagen und zugeordnet.

⚠️

Falsche Artikel

Bei Zeitdruck landen leicht falsche Nummern oder Preise im Angebot.

⏳

Angebot dauert

Bis der Entwurf steht, vergeht Zeit — der Kunde wartet auf sein Angebot.

Die Lösung

Freitext rein — Entwurf mit echten Artikeln raus

Eine formlose Materialangabe per Telegram, WhatsApp oder Threema. Die KI ordnet sie dem Lexware-Artikelstamm zu und legt einen Angebotsentwurf an — nur mit existierenden Artikelnummern.

💬

Freitext per Messenger

Materialangabe per Telegram, WhatsApp oder Threema schicken — keine feste Syntax, keine neue App.

🧠

KI-Mapping auf den Stamm

Die KI nutzt ausschließlich Artikelnummern aus dem geladenen Lexware-Stamm.

📄

Angebotsentwurf in Lexware

Positionen als Entwurf angelegt; nicht Zuordenbares wird als „PRÜFEN" markiert.

📤

Antwort auf allen Kanälen

Ergebnis und Fehler gehen an E-Mail sowie Telegram, WhatsApp und Threema — leeres Ziel wird übersprungen.

So sieht es aus

Das Mapping-Ergebnis

Aus dem Freitext wird eine Positionsliste mit echten Artikelnummern — nicht zuordenbare Angaben landen als 0‑€‑Platzhalter „PRÜFEN" im Entwurf und werden gesondert gemeldet.

Mapping-Ergebnis als Tabelle: gemappte Artikel und eine PRÜFEN-Position — Freitext → Artikel: vier Positionen gemappt, eine als „PRÜFEN" markiert. Beispieldaten mit fiktiven Artikelnummern.

Alle Artikelnummern, Bezeichnungen und Preise sind Beispieldaten. Die Ansicht ist kein echter n8n-Screenshot.

Hauptfunktionen

Was der Workflow leistet

Alle Funktionen sind einsatzbereit — nach dem Import nur Credentials und Ziele setzen.

💬

Freitext über drei Messenger

Nimmt die Materialangabe als formlosen Text aus Telegram, WhatsApp und Threema entgegen.

Einsatzbereit

📚

Artikelstamm laden

Lädt den Lexware-Artikelstamm paginiert über den API-Baustein und filtert Archiviertes.

Einsatzbereit

🧠

KI-Mapping

Ordnet Freitext den Artikeln zu; Antwort als striktes JSON, Temperatur 0.

Einsatzbereit

🛡️

Nur echte Artikelnummern

Ergebnis wird gegen den Katalog-Index geprüft — unbekannte Nummern werden nie als echte Position übernommen.

Einsatzbereit

🚩

PRÜFEN-Markierung

Nicht zuordenbare Angaben werden als 0‑€‑Platzhalter „PRÜFEN" angelegt und gesondert gemeldet.

Einsatzbereit

📄

Angebotsentwurf

Legt ein Angebot ohne Finalisierung an — Status Entwurf, Kunde vor Versand zuweisen.

Einsatzbereit

📤

Ausgabe: E-Mail + 3 Messenger

Ergebnis und Fehler über E-Mail (direkt) und Telegram/WhatsApp/Threema (Messenger-Baustein). Leeres Ziel übersprungen.

Einsatzbereit

Typischer Ablauf

Vom Freitext bis zum Entwurf

Materialangabe schickenFormlose Angabe per Telegram, WhatsApp oder Threema, z. B. „3 Fenster weiß, 2 Haustüren".
Artikelstamm ladenDer Lexware-Artikelstamm wird paginiert über den Baustein geladen.
KI ordnet zuDie KI mappt die Angaben auf existierende Artikelnummern.
Entwurf anlegen & meldenAngebotsentwurf in Lexware; Ergebnis und PRÜFEN-Positionen über E-Mail und alle konfigurierten Messenger gemeldet.

Architektur

Drei Messenger rein, E-Mail und drei Messenger raus

Telegram · WhatsApp · Threema (Freitext)→ Artikelstamm laden (Baustein)→ Liste reduzieren

KI: Mapping→ gegen Katalog prüfen→ Angebot anlegen (Baustein)

Ergebnis / Fehler→ E-Mail (direkt)+ Telegram · WhatsApp · Threema (Messenger-Baustein)

Der Lexware-Zugang läuft über den wiederverwendbaren API-Baustein (Auth, Basis-URL, Rate-Limit); der Messenger-Versand über den Messenger-Baustein (ein Aufruf je konfiguriertem Ziel, leeres Ziel übersprungen). Das KI-Mapping nutzt ein eigenes Credential auf einem OpenAI-kompatiblen Endpunkt — nicht über den Baustein.

Datenschutz und Sicherheit

KI sieht nur Artikeldaten und die Angabe

Verarbeitete Daten

Die Freitext-Materialangabe und eine reduzierte Artikelliste (Nummer, Titel, Einheit, Netto-Preis). Keine Kundendaten im Mapping.

Empfänger

Die eigene n8n-Instanz, die Lexware Office API (über den Baustein), der gewählte KI-Endpunkt, die Messenger-Dienste (Telegram/WhatsApp/Threema) und der SMTP-Server.

KI-Endpunkt

Über die Konfiguration wählbar. Für maximale Datenhoheit ist ein lokal betriebenes, OpenAI-kompatibles Modell möglich.

Kein Blind-Vertrauen

Die KI-Antwort wird gegen den echten Katalog geprüft. Erfundene oder unbekannte Nummern werden nie als Position übernommen.

Ehrlich eingeordnet: Es werden keine Kennzahlen behauptet; alle Angaben in den Ansichten sind Beispieldaten mit fiktiven Artikelnummern.

Technik-Stack

Womit es gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Telegram Bot API WhatsApp Business Cloud Threema Gateway Messenger-Baustein E-Mail (SMTP) Lexware Office API (Baustein) OpenAI-kompatibler Chat-Endpunkt JavaScript (Code-Nodes) 35 Nodes

Nutzen und Projektstatus

Was es bringt

Schneller zum Angebot

Aus einer formlosen Angabe entsteht direkt ein Entwurf mit echten Artikeln.

Weniger Fehler

Nur existierende Artikelnummern; Unklares wird sichtbar markiert statt still übergangen.

Kein Lernaufwand

Der Mitarbeiter schickt nur eine Nachricht — per Telegram, WhatsApp oder Threema. Keine feste Syntax, keine neue App.

Kontrolle bleibt

Der Entwurf wird nicht finalisiert — Kunde und Positionen werden vor Versand geprüft.

Status: Einsatzbereit — Mehrkanal-Version mit drei Eingangs-Messengern und Ausgabe über E-Mail und dieselben drei Messenger. Belastbare Kennzahlen liegen bewusst nicht vor; alle Angaben in den Ansichten sind Beispielwerte mit fiktiven Artikelnummern.

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