E-Mail-Automation mit n8n
MAILPILOT
MailPilot
Wer täglich Dutzende E-Mails manuell sortiert, verliert Zeit und Überblick. MailPilot geht den anderen Weg: ein n8n-Workflow, der das komplette Postfach automatisch nach Absender in IMAP-Unterordner sortiert, Spam erkennt und jeden Morgen einen priorisierten KI-Digest per E-Mail liefert. Funktioniert mit und ohne KI-Klassifikation — alle Daten bleiben auf dem eigenen Server. Kein Cloud-Dienst, keine Abhängigkeit, volle Kontrolle.
Client
FlowTrix UG · Eigenentwicklung
Datum
2026 / Q2
Projekt type
n8n-Workflow · IMAP/SMTP · KI API (optional) · Self-Hosted · DSGVO-konform · Ollama
Showcase
Handbuch
Step 1
Das Problem
Jeden Morgen dasselbe Chaos — und niemand hat den Überblick
E-Mails stapeln sich über Nacht. Spam, Newsletter, Rechnungen und dringende Anfragen landen unsortiert im selben Posteingang. Wer mehrere Postfächer betreut, verliert täglich 30–60 Minuten allein mit Sortieren, Löschen und Suchen. Wichtige Mails gehen unter, Spam frisst Zeit — und einen automatisierten Überblick gibt es nicht, ohne die eigenen Daten an einen Cloud-Dienst zu geben.
Ausgangslage
Mehrere IMAP-Postfächer mit zusammen ca. 350 Mails pro Tag. Keine automatische Sortierung, kein Spam-Vorfilter, kein täglicher Digest. Sortierung erfolgte bisher manuell im Mailclient. Überblick über dringende Mails nur durch manuelles Durchscrollen. Ziel: eine Lösung, die lokal läuft, keine Cloud benötigt und DSGVO-konform ist.
Ziele
- Automatische Sortierung aller Mails in IMAP-Unterordner nach Domain und Absender
- Spam-Erkennung ohne externe Dienste (Regex-Vorfilter + optionale KI)
- Täglicher priorisierter Digest per E-Mail mit Farbcodierung (action / info / spam)
- Vollständig self-hosted auf eigener n8n-Instanz (Proxmox LXC)
- Funktionsfähig mit und ohne KI-Klassifikation
- Minimale Kosten: unter 0,02 € pro Tag bei aktivierter KI
Ergebnis
MailPilot läuft seit Q2/2026 produktiv und verarbeitet ca. 350 Mails täglich über 12 Postfächer. Der Workflow besteht aus nur 4 Nodes und 109 Zeilen Code. Die Sortierzeit liegt unter 3 Minuten pro Durchlauf. Die Spam-Erkennung erreicht eine Trefferquote von ca. 94 %. Der tägliche KI-Digest wird automatisch um 7:00 Uhr versendet und zeigt auf einen Blick, welche Mails Handlungsbedarf haben. Geschätzte Zeitersparnis: ca. 180 Stunden pro Jahr.
Step 2
Die Lösung
Sortierung, KI-Digest und Spam-Filter — in einem n8n-Workflow.
MailPilot ist ein vollautomatischer n8n-Workflow, der IMAP-Postfächer sortiert und einen KI-gestützten Morgen-Digest liefert. Der Workflow besteht aus vier Nodes: Ein Schedule-Trigger startet täglich um 7:00 Uhr. Der erste Code-Node verbindet sich per IMAP, sortiert alle Mails älter als 3 Tage in Unterordner nach dem Schema INBOX/domain/absender und legt fehlende Ordner automatisch an. In einer zweiten Phase werden die 20 neuesten ungelesenen Mails geladen und durch einen Spam-Vorfilter (Regex) geschickt — erkannte Spam-Mails erhalten einen leeren Body, was 90 % der API-Token spart. Ein HTTP-Request-Node sendet die Daten an Claude Haiku, das jede Mail als action, info oder spam klassifiziert und in einem Satz zusammenfasst. Der letzte Code-Node baut daraus einen farbcodierten HTML-Digest mit Akkordeon-Anhang und versendet ihn per SMTP. Das Besondere: MailPilot funktioniert auch komplett ohne KI. Ohne API-Key sortiert der Workflow trotzdem alle Mails und liefert einen Digest — nur ohne KI-Zusammenfassungen. Alle Daten bleiben auf dem eigenen Server, es gibt keine Cloud-Abhängigkeit, und die gesamte Lösung ist DSGVO-konform
