Eigenentwicklung · Threema-Bot · Logistik
Fahrer-Nachweis-Agent
EasyCargo24-Fahrer-Nachweis-Agent
Wenn beim Abladen die Rollcontainer fehlen, eine Palette beschädigt ankommt oder die Kühlkette unterbrochen war, muss das dokumentiert werden — sofort, vollständig und so, dass die Disposition damit arbeiten kann. Bisher lief das über Anrufe, WhatsApp-Fotos und handschriftliche Notizen, die später mühsam zusammengetragen wurden. Der Fahrer-Nachweis-Agent macht daraus einen geführten Chat-Dialog direkt in Threema, der Fahrer durch die Meldung führt und am Ende automatisch einen fertigen PDF-Nachweis per Mail an die Dispo schickt.
Client
EasyCargo24 — interne Eigenentwicklung
Datum
2026 / Q2
Projekt type
Threema-Bot · Backend-Service · self-hosted
Showcase
Handbuch
Step 1
Das Problem
Ein Anruf, drei WhatsApp-Fotos, kein Nachweis.
Fahrer sind unterwegs, oft mit Handschuhen, im Lager, unter Zeitdruck. Vorfälle wurden mündlich oder per WhatsApp gemeldet — uneinheitlich, ohne Pflichtangaben, ohne durchsuchbare Ablage. Die Dispo musste Informationen manuell zusammensuchen, Fotos passten nicht zum Vorgang, und am Monatsende ließ sich kaum nachvollziehen, was wann wo passiert war.
Ausgangslage
Meldungen kamen über Telefon, SMS und private Chats herein — jede Fahrkraft anders, keine einheitliche Struktur, keine automatische Ablage. Fotos und Text gehörten oft nicht erkennbar zusammen, und mehrsprachige Fahrer (u. a. Russisch, Polnisch) mussten Sachverhalte auf Deutsch beschreiben, was zu Missverständnissen führte.
Ziele
Ein Meldeweg, den Fahrer bereits täglich nutzen (Threema), soll ohne neue App zum strukturierten Nachweis führen: geführter Dialog, feste Vorgangsarten und Checklisten, Pflicht-Fotos, automatische PDF-Erstellung und direkter Versand an die Dispo per Mail — mehrsprachig lesbar, aber intern einheitlich auf Deutsch gespeichert.
Ergebnis
Ein Fahrer schreibt den Bot per Threema an, beantwortet wenige Fragen mit Zahlen (Vorgangsart, Checkliste) und schickt Fotos. Der Bot erkennt den Fahrer automatisch, führt den Dialog in dessen bevorzugter Sprache, prüft Pflichtfelder und Pflichtfotos, erzeugt anschließend einen vollständigen PDF-Nachweis mit eingebetteten Fotos und verschickt ihn automatisch per Mail an die Disposition — ganz ohne manuellen Zwischenschritt.
Step 2
Die Lösung
Ein Chat. Ein Nachweis. Direkt in der Dispo-Inbox.
Der Fahrer-Nachweis-Agent ist ein Backend-Service, der über n8n als Transportschicht mit dem Threema Gateway verbunden ist. Ein Zustandsautomat führt jeden Fahrer durch einen klar geführten Dialog: Begrüßung mit Namen, Tour-Nummer, Vorgangsart (Schaden, fehlende Ware, Temperaturabweichung u. a.), eine vorgangsspezifische Checkliste, Pflicht-Fotos und eine Abschluss-Bestätigung. Ein Fahrer-Register dient zugleich als Zugriffs-Whitelist und Sprachquelle — jeder Fahrer hat einen Kompetenz-Index je Sprache (Deutsch/Russisch/Polnisch), der Bot wählt automatisch die beste Sprache oder erzwingt bei Bedarf Deutsch. Alle Antworten werden intern einheitlich auf Deutsch gespeichert. Am Ende erzeugt das System automatisch einen PDF-Nachweis mit eingebetteten Fotos und verschickt ihn per SMTP direkt an die Disposition — ohne Zwischenspeicherung in fremden Cloud-Diensten. Ein Admin-Dashboard erlaubt Auswertung, Vorgangsliste mit PDF-Download und die Verwaltung des Fahrer-Registers, live und ohne Neustart.
