Vor-Ort-Abrechnung
Stunden und Material werden nach Feierabend aus Zetteln und aus dem Kopf zusammengesucht und abgetippt. Der Beleg entsteht spät, oft mit vergessenen Positionen oder falschen Mengen.
Genau hier setzt die Vor-Ort-Abrechnung an: Der Monteur diktiert am Auftragsende eine kurze Sprachnotiz über Telegram, WhatsApp oder Threema. Whisper transkribiert, ein Textmodell strukturiert die Positionen, und in Lexware entsteht sofort ein Angebotsentwurf
Client
Alle Betriebe mit Lexware Office
Datum
2026 / Q3
Projekt type
n8n-Workflow · Lexware Office API · Whisper · KI-Strukturierung · Telegram/WhatsApp/Threema
Showcase
Handbuch
Step 1
Das Problem
Stunden und Material – abends aus dem Kopf zusammengesucht.
Der Beleg entsteht spät, oft mit vergessenen Positionen oder falschen Mengen. Das kostet Zeit und verzögert den Geldeingang.
Ausgangslage
Am Auftragsende werden Stunden und Material auf Zettel notiert oder gar nicht. Die Erfassung passiert später aus dem Gedächtnis – ungenau und mühsam.
Ziele
Direkt am Auftragsende soll eine kurze Sprachnotiz genügen, aus der strukturierte Positionen entstehen – solange alles frisch im Kopf ist.
Ergebnis
Der Entwurf steht in Lexware, kurz nachdem der Auftrag beendet ist. Bewusst als Angebotsentwurf statt als fertige Rechnung: geprüft freigeben ist sicherer, als ungeprüft einen verbindlichen Beleg zu erzeugen.
Step 2
Die Lösung
Kurz diktieren – der strukturierte Entwurf steht in Lexware.
Die Sprachnotiz kommt über Telegram, WhatsApp oder Threema. Whisper transkribiert auf Deutsch, ein Textmodell strukturiert Stunden und Material als striktes JSON – ohne erfundene Preise. Über den Lexware-Baustein entsteht der Angebotsentwurf. Die Rückmeldung geht an E-Mail und alle drei Messenger; erkennt die KI keine Positionen, kommt das Transkript zur Kontrolle zurück.
