FlowTrix Showcase

n8n · Telegram · WhatsApp · Threema · KI · Lexware

Sprachgesteuerte Vor-Ort-Rechnungsstellung

Am Auftragsende kurz die Stunden und das Material diktieren — über Telegram, WhatsApp oder Threema. Die KI strukturiert die Positionen, in Lexware wartet ein Angebotsentwurf, und die Rückmeldung geht an E-Mail und Messenger.

n8n (selbst gehostet) Telegram · WhatsApp · Threema Whisper · Textmodell E-Mail (SMTP) Lexware (Baustein)

Wie es funktioniert Ansehen

Status: Einsatzbereit. Sprachnotiz-Eingang über Telegram und WhatsApp (Audio → Whisper), Threema als Messenger-Kanal, Angebotsentwurf in Lexware, Rückmeldung an E-Mail und alle drei Messenger. Zugangsdaten und Ziele werden bei der Einrichtung einmalig gesetzt.

Messenger-Sprachnotiz und daraus erzeugter Lexware-Angebotsentwurf mit drei Positionen ohne Preise

Das Problem

Belege entstehen abends aus dem Kopf

Stunden und Material werden nach Feierabend zusammengesucht und abgetippt — spät, mühsam und oft mit vergessenen Positionen.

📝

Zettel und Erinnerung

Notizen auf Zetteln, der Rest im Kopf. Beim Tippen fehlt später die Hälfte.

🕗

Beleg entsteht spät

Erst abends oder Tage später — der Geldeingang wartet entsprechend mit.

↩️

Fehler und Nacharbeit

Vergessene Positionen und falsche Mengen führen zu Korrekturen und Rückfragen.

Die Lösung

Diktieren — der Entwurf baut sich selbst

Kurz Stunden und Material in Telegram oder WhatsApp sprechen. Die KI transkribiert und strukturiert die Positionen, n8n legt sofort einen Angebotsentwurf in Lexware an — und meldet sich per E-Mail und Messenger zurück.

🎙️

Sprachnotiz über drei Messenger

Telegram und WhatsApp liefern die Sprachnotiz an Whisper, Threema ist als dritter Kanal eingebunden. Keine neue App, kein Tippen vor Ort.

🤖

KI strukturiert die Positionen

Whisper transkribiert, ein Textmodell macht saubere Positionen daraus — bewusst ohne Preise.

📋

Angebotsentwurf in Lexware

n8n legt sofort einen Entwurf an. Preise ergänzen und freigeben — das ist das Häkchen.

So sieht es aus

Von der Sprachnotiz zum Entwurf

Links die Sprachnotiz an den Bot und seine Bestätigung, rechts der Angebotsentwurf mit den erkannten Positionen — die Preise bleiben bewusst offen. Mit gekennzeichneten Beispieldaten.

Messenger-Chat mit Sprachnotiz und Bestätigung neben dem Lexware-Angebotsentwurf mit drei Positionen ohne Preise — Diktiert: Stunden und Material — daraus ein Entwurf mit Positionen, Preise offen. Fiktive Beispieldaten.

Alle Namen, Mengen und Positionen sind Beispieldaten — kein echter Produktiv-Screenshot.

Hauptfunktionen

Was der Workflow leistet

Mehrkanal-Eingang, ein gemeinsamer Verarbeitungspfad und Ausgabe an E-Mail plus alle Messenger — Status Einsatzbereit.

🎙️

Sprachnotiz über drei Messenger

Telegram und WhatsApp liefern die Sprachnotiz (Audio → Whisper), Threema ist als Kanal eingebunden.

Einsatzbereit

✍️

KI-Transkription

Whisper wandelt das Diktat in Text — deutsche Fachbegriffe inklusive.

Einsatzbereit

🧱

Positionen strukturieren

Ein Textmodell macht striktes JSON: Beschreibung, Menge, Einheit — ohne Preise.

Einsatzbereit

📋

Angebotsentwurf anlegen

Über den Lexware-Baustein POST /quotations — ohne Finalisieren bleibt es ein Entwurf.

Einsatzbereit

💶

Keine erfundenen Preise

Jede Position mit 0 € als Platzhalter. Preise trägt der Mensch in Lexware nach.

Bewusst so

📣

Ausgabe an E-Mail & Messenger

Entwurf angelegt, Fehler oder nichts verstanden — an E-Mail und Telegram/WhatsApp/Threema. Leeres Ziel wird übersprungen.

Einsatzbereit

Typischer Ablauf

Von der Sprachnotiz bis zum Entwurf

DiktierenAm Auftragsende kurz Stunden und Material als Sprachnotiz schicken — Telegram oder WhatsApp.
NormalisierenJe Kanal ein „Norm"-Node bringt den Eingang auf eine gemeinsame Form.
Transkribieren & strukturierenWhisper wandelt das Audio in Text, das Textmodell erzeugt Positionen — ohne Preise.
Entwurf anlegenDer Lexware-Baustein legt einen Angebotsentwurf an.
BestätigenE-Mail und Messenger melden zurück: Entwurf angelegt, Preise in Lexware ergänzen.

Architektur

Nur tatsächlich vorhandene Bausteine

Telegram · WhatsApp · Threema→ Norm je Kanal→ Whisper→ Textmodell (JSON)→ Positionen erkannt?

Entwurf bauen→ Lexware-Baustein · POST /quotations→ E-Mail + Telegram/WhatsApp/Threema

Base-URL, Auth, Rate-Limit (2 req/s) und 429-Retry regelt zentral der Lexware-API-Baustein. Der Workflow übergibt nur { method, path, query, body }.

Ehrlich eingeordnet

Angebotsentwurf statt Rechnung — ein Sicherheitsfeature

Eine echte Rechnung ist steuerlich und rechtlich bindend und darf nicht ungeprüft aus einem Diktat entstehen. Deshalb legt der aktive Pfad bewusst einen Angebots-Entwurf an — ein geprüfter Zwischenschritt statt einer ungeprüften Rechnung.

Aktiver Pfad: Angebotsentwurf

POST /quotations ohne Finalisieren ⇒ Entwurf. Er landet in Lexware unter Belege → Angebote → Entwürfe und wartet auf Prüfung.

Aktiv

Rechnungs-Weg: bewusst deaktiviert

Die Rechnungs-Variante (POST /invoices) liegt als deaktiviertes Node-Paar bereit — ein eingebautes Sicherheitsfeature, das erst nach betrieblicher Freigabe aktiviert wird.

Sicherheitsfeature

Keine erfundenen Preise: Die KI liefert nur Beschreibung, Menge und Einheit. Alle Positionen bekommen 0 € als Platzhalter — der Mensch trägt die Preise in Lexware nach. Genau das ist das Häkchen am Ende.

Datenschutz und Sicherheit

Intern und kontrolliert

Verarbeitete Daten

Sprachaufnahme, Transkript und die strukturierten Positionen. Ein Diktat kann Namen und Auftragsdetails enthalten.

Empfänger

Die eigene n8n-Instanz, die genutzten Messenger, der gewählte KI-Endpunkt (Whisper/Textmodell), der SMTP-Server und Lexware über den Baustein.

KI-Endpunkt bewusst wählen

OpenAI-kompatibel und whisper-fähig — Cloud oder lokal. Die Audiodaten gehen an den in der Config gesetzten Endpunkt.

Zugangsdaten

Messenger-, KI-, SMTP- und Lexware-Credentials liegen ausschließlich im n8n-Credential-Store, nicht im Workflow.

Transparent: Threema-Sprachnotizen laufen wegen der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über Telegram/WhatsApp; ein leeres Ausgabe-Ziel wird übersprungen.

Technik-Stack

Womit es gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Telegram Bot API WhatsApp (Graph-API) Threema Whisper (Transkription) OpenAI-kompatibles Textmodell E-Mail (SMTP) Lexware Office API (Baustein) JavaScript (Code-Nodes)

Nutzen und Projektstatus

Was es bringt

Beleg entsteht sofort

Der Entwurf wartet schon in Lexware, wenn der Monteur vom Auftrag zurück ist.

Nichts geht vergessen

Was diktiert wird, landet als Position im Entwurf — samt Transkript zum Nachlesen.

Kein Tippen vor Ort

Nur kurz sprechen — über den Messenger, den der Betrieb ohnehin nutzt. Keine neue App.

Mensch behält die Kontrolle

Preise und Freigabe bleiben beim Menschen — die Automatik bereitet nur vor.

Status: Einsatzbereit — Mehrkanal-Eingang (Telegram/WhatsApp/Threema), Angebotsentwurf in Lexware, Ausgabe an E-Mail und alle Messenger. Belastbare Kennzahlen liegen nicht vor; alle Angaben in den Ansichten sind Beispielwerte.

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