Forderungs-Eskalation
Lexware mahnt zuverlässig, zeigt offene Forderungen aber nur im eigenen Dashboard – dort, wo im Alltag niemand nachschaut.
Genau hier setzt die Forderungs-Eskalation an: Ein Workflow ruft täglich die überfälligen Rechnungen über die Lexware-API ab, stuft sie nach Tagen über Fälligkeit ein und schickt jedem Empfänger seinen eigenen Bericht – gefiltert nach Stufe und Mindestbetrag. Gibt es nichts zu melden, kommt auch keine Mail
Client
Alle Betriebe mit Lexware Office
Datum
2026 / Q3
Projekt type
n8n-Workflow · Lexware Office API · Eskalationsstufen · E-Mail · Messenger
Showcase
Handbuch
Step 1
Das Problem
Wer entscheidet, wann eine Forderung eskaliert – und wann fällt das auf?
Wann eine Forderung so lange offen ist, dass jemand über Mahnstufe, Zahlungsstopp oder Inkasso entscheiden muss, bemerkt oft niemand rechtzeitig. Die Entscheidung fällt spät oder gar nicht.
Ausgangslage
Die offenen Posten stehen im Lexware-Dashboard. Wer sie sehen will, muss sich einloggen und selbst nachsehen. Im Tagesgeschäft passiert das selten – und alte Forderungen fallen erst auf, wenn es weh tut.
Ziele
Überfällige Forderungen sollen von selbst sichtbar werden: gestaffelt nach Dauer, gefiltert nach Betrag und an die Person gerichtet, die tatsächlich entscheidet.
Ergebnis
Jeden Morgen liegt der passende Bericht im Postfach – Buchhaltung und Geschäftsführung mit eigenen Schwellen. Gemahnt wird weiterhin sauber in Lexware; der Workflow entscheidet nichts, er macht sichtbar. Gegen die echte Lexware-API getestet.
Step 2
Die Lösung
Täglicher Blick auf die Forderungen – ohne dass jemand nachsehen muss.
Der Workflow holt alle überfälligen Rechnungen (inklusive Paginierung), berechnet die Tage über Fälligkeit und ordnet jede Forderung einer Stufe zu. Zwei Empfängerprofile mit eigener Stufen- und Betragsschwelle bekommen ihren eigenen Bericht. Eine Wiederholungssperre verhindert, dass dieselbe Rechnung täglich neu meldet.
