FlowTrix Showcase · n8n-Automatisierung
Was zu lange offen ist,
steht morgens im Postfach.
Ein nächtlicher Scan prüft die überfälligen Rechnungen in Lexware Office und meldet die kritischen — gestaffelt an Supervisor und Geschäftsführung, jeweils mit eigenen Schwellen. Gemahnt wird weiterhin in Lexware; dieser Workflow informiert nur nach innen.
Ausgangslage
Das Problem
Lexware mahnt zuverlässig. Offene Forderungen stehen aber nur im Dashboard — dort, wo im Alltag niemand nachschaut.
Kein Überblick
Wer nicht aktiv ins Dashboard schaut, sieht nichts. Es gibt keinen Anstoß von außen.
Späte Entscheidung
Über Inkasso oder Zahlungsstopp wird spät entschieden — manchmal gar nicht.
Nachfragen im Büro
Der Chef fragt nach dem Stand, das Büro stellt die Zahlen erst zusammen.
Der neue Ablauf
Die Lösung
Der Workflow holt die überfälligen Rechnungen, rechnet die Tage seit Fälligkeit, ordnet eine Stufe zu und verschickt je Empfänger genau das, was ihn betrifft.
Produktansicht
Zwei Empfänger, zwei Berichte
Beide Berichte entstehen im selben Lauf aus denselben Daten — unterschiedlich ist nur, was durch den Filter des jeweiligen Profils kommt.
- Früh und vollständig: Der Supervisor sieht auch kleinere Beträge und bereits Stufe 2 — also früh genug, um selbst nachzufassen.
- Kennzahlen zuerst: Anzahl, offener Gesamtbetrag und Zahl der geprüften Rechnungen stehen über der Tabelle.
- Sortiert nach Dringlichkeit: Die am längsten überfällige Rechnung steht oben.
- Nachvollziehbar: Unter der Tabelle stehen die verwendeten Schwellen und der Hinweis, dass die Einstufung eine eigene Regel ist.
- Nur die großen Posten: Aus denselben vier Rechnungen bleibt hier eine übrig — der Rest liegt unter der Betragsschwelle.
- Filter steht in der Kopfzeile: „ab Stufe 3 · ab 1.000,00 €“ — jeder sieht sofort, wonach gefiltert wurde.
- Eigene Wiederholungssperre: Was der Supervisor schon gesehen hat, ist für die Geschäftsführung trotzdem neu.
- Im Echtbetrieb belegt: Beim Abnahmetest ging eine Rechnung über 406,98 € nur an den Supervisor — die Geschäftsführung bekam nichts.
Hauptfunktionen
Das kann der Workflow
Nächtlicher Scan
Holt täglich alle überfälligen Rechnungen über die Lexware-API, inklusive Paginierung bei großen Beständen.
Fertig · getestetStufe aus Überfälligkeit
Rechnet die Tage seit Fälligkeit und ordnet eine Stufe zu. Schwellen frei einstellbar, Standard 7 / 14 / 30 Tage.
Fertig · getestetZwei Empfängerprofile
Supervisor und Geschäftsführung mit eigener Stufen- und Betragsschwelle. Jeder bekommt seine eigene Mail.
Fertig · getestetKeine Doppelmeldung
Gemeldetes ruht je Profil für 14 Tage. Sonst käme dieselbe Rechnung jeden Morgen erneut.
FertigAbbruch statt Entwarnung
Schlägt der API-Abruf fehl, bricht der Lauf sichtbar ab — statt fälschlich „nichts offen“ zu melden.
Fertig · getestetWeitere Kanäle
Telegram, WhatsApp und Threema sind vollständig eingebaut und über ein Feld umschaltbar — aber noch nicht freigegeben.
Vorbereitet · deaktiviertTypischer Ablauf
So funktioniert es
Nachts um sieben
Der Zeitplan startet den Lauf. Der Workflow holt alle überfälligen Rechnungen aus Lexware Office.
Einstufen
Für jede Rechnung werden die Tage seit Fälligkeit berechnet und eine Stufe zugeordnet. Rechnungen unterhalb der ersten Schwelle fallen raus.
Nach Empfänger filtern
Jedes Profil bekommt seinen eigenen Ausschnitt: Supervisor früh und vollständig, Geschäftsführung nur die großen Posten. Bereits Gemeldetes wird übersprungen.
Bericht zustellen
Jeder Empfänger erhält seine eigene Mail. Gibt es nichts zu melden, wird auch nichts verschickt.
Anwendungsbeispiel
Montagmorgen, 07:00 Uhr
Der Lauf findet vier überfällige Rechnungen. Der Supervisor bekommt alle vier — darunter eine über 75 €, die seit vier Monaten offen ist, und eine über 150 €, die gerade Stufe 2 erreicht hat. Die Geschäftsführung bekommt nur eine einzige Mail mit der Rechnung über 2.380,50 €, weil alles darunter ihre Betragsschwelle nicht erreicht. Zwei Wochen später taucht dieselbe Rechnung wieder auf, falls sie dann immer noch offen ist — dazwischen bleibt das Postfach ruhig. (Ablauf beispielhaft beschrieben; Funktionsweise wie getestet.)
Architektur
Aufbau des Systems
Datenschutz & Sicherheit
Was verarbeitet wird
- Geschäftsdaten: Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum. Bei Einzelunternehmern und Privatkunden können darin personenbezogene Daten enthalten sein.
- Nur nach innen: Der Bericht geht ausschließlich an konfigurierte interne Adressen — nie an Kunden.
- Nur lesend: Der Workflow schreibt nichts nach Lexware. Es wird keine Mahnung, kein Beleg und keine Kundennachricht ausgelöst.
- Sparsamer Merkspeicher: Gespeichert werden nur Beleg-IDs und Zeitstempel, keine Kundendaten. Einträge älter als ein Jahr werden entfernt.
- Zugangsdaten getrennt: API-Schlüssel und SMTP-Passwort liegen ausschließlich im n8n-Credential-Store.
- Keine falsche Entwarnung: Schlägt der Abruf fehl, bricht der Lauf ab, statt „nichts offen“ zu melden.
Technik-Stack
Womit das gebaut ist
Nutzen & Ergebnis
Was der Betrieb davon hat
Ungefragt informiert
Niemand muss ins Dashboard schauen. Was kritisch wird, kommt von selbst.
Gestaffelt nach Rolle
Der Supervisor sieht früh alles, die Geschäftsführung nur, was wirklich eine Entscheidung braucht.
Entscheidungsreife Zahlen
Kunde, Betrag, Tage über Fälligkeit und Stufe stehen in einer Zeile — ohne Nachfragen im Büro.
Kein Rauschen
Keine Leermeldungen, keine Wiederholung derselben Rechnung am nächsten Morgen.
Projektstatus
Stand der Umsetzung
| Status | Umfang |
|---|---|
| Fertig | Abruf, Stufenberechnung, zwei Empfängerprofile mit getrennten Schwellen und getrennter Wiederholungssperre, HTML-Bericht, Abbruch-Wächter — gegen die echte Lexware-API gelaufen, Profiltrennung im Echtbetrieb belegt. |
| Vorbereitet | Telegram, WhatsApp und Threema: Nodes vollständig konfiguriert und verdrahtet, aber deaktiviert und nicht gegen die Dienste getestet. |
| Offen | Zieladressen je Empfängerprofil auch für die Messenger-Kanäle; Verhalten bei sehr vielen überfälligen Rechnungen (Paginierung implementiert, bisher nur mit einer Seite gelaufen). |
Nächster Schritt
Offene Posten im Blick behalten,
ohne hinzuschauen?
FlowTrix baut Automatisierungen, die aus vorhandenen Daten genau die Information ziehen, die jemand für eine Entscheidung braucht.
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