Preislisten-Sync
Preise werden in einer eigenen Tabelle gepflegt – und dann noch einmal von Hand in Lexware Office. Doppelte Arbeit, Tippfehler und veraltete Preise auf Angeboten sind die Folge.
Genau hier setzt der Artikel- und Preislisten-Sync an: Die Preisliste liegt in HiDrive, Nextcloud oder Google Sheets – der Workflow gleicht sie automatisch mit dem Lexware-Artikelstamm ab. Neue Artikel werden angelegt, geänderte aktualisiert, gelöscht wird nie. Nach jedem Lauf kommt ein E-Mail-Bericht, was passiert ist
Client
Alle Betriebe mit Lexware Office
Datum
2026 / Q3
Projekt type
n8n-Workflow · Lexware Office API · HiDrive/Nextcloud/Google Sheets · E-Mail-Bericht
Showcase
Handbuch
Step 1
Das Problem
Jede Preisänderung wird doppelt gepflegt – in der Tabelle und in Lexware.
Lexware Office kann Artikel per CSV importieren, aber keinen laufenden Abgleich mit einer externen Quelle. Jede Änderung heißt: einloggen, Artikel suchen, von Hand nachpflegen – ohne Rückmeldung, was tatsächlich übernommen wurde.
Ausgangslage
Die Preisliste wird im Büro in Excel gepflegt. Für Lexware musste bisher jeder geänderte Artikel einzeln gesucht und nachgetragen werden – oder ein CSV-Import mit manueller Nacharbeit. Das kostet Zeit, erzeugt Tippfehler und veraltete Preise auf Angeboten und Rechnungen. Ziel: Preise nur noch an einer Stelle pflegen, ohne Lexware-Login für das Büro.
Ziele
Der Artikelstamm soll automatisch der Preisliste folgen: anlegen, aktualisieren, nie löschen. Jede Zeile wird vorher geprüft (Pflichtfelder, Steuersatz, Dubletten), und ein Simulationsmodus zeigt ohne einen einzigen Schreibzugriff, was passieren würde.
Ergebnis
Der Sync läuft nachts oder auf Knopfdruck und wurde gegen die echte Lexware-API getestet – inklusive Folgelauf ohne Schein-Änderungen. Am Morgen liegt der Bericht im Postfach: was neu ist, was geändert wurde, was abgelehnt wurde und warum.
Step 2
Die Lösung
Eine Quelle, ein nächtlicher Abgleich – und ein Bericht, dem man vertrauen kann.
Der Workflow holt die Preisliste aus HiDrive, Nextcloud oder Google Sheets (Einzelartikel auch per Webformular), prüft jede Zeile und gleicht sie Cent-genau mit dem Artikelstamm ab. Vor jedem Update wird der Artikel frisch aus Lexware gelesen, damit keine Felder verloren gehen. Der E-Mail-Bericht im Dashboard-Stil zeigt Kennzahlen und Details – das Ergebnis steht schon im Betreff.
