FlowTrix Showcase · Karte C06

n8n · Telegram · WhatsApp · Threema · KI/Whisper · Lexware

Ende-zu-Ende: Sprachnotiz bis Rechnung

Der Monteur spricht eine Baustellen-Notiz ein — über Telegram, WhatsApp oder Threema. KI transkribiert, strukturiert und prüft, Lexware bekommt einen Angebotsentwurf, die Antwort geht an E-Mail und Messenger zurück. Ohne Abtippen, ohne Verzug.

n8n (selbst gehostet) 3 Messenger (Sprachnotiz) KI · Whisper + Chat Lexware Office

Wie es funktioniert Ansehen

Status: Einsatzbereit. Der Workflow ist vollständig verdrahtet — drei Sprach-Eingänge, Angebotsentwurf mit KI-Plausibilitätsprüfung, Ausgabe an E-Mail und Messenger. Nach dem Eintragen der eigenen Credentials und Config-Ziele läuft er produktiv.

Bewusst abgesichert: Der aktive Weg endet beim Angebotsentwurf + Plausibilitätsprüfung. Die verbindliche Belegkette Angebot → Auftrag → Rechnung liegt als per Freigabe zuschaltbare Sicherheitsstufe bereit — sie wird erst nach menschlicher Freigabe scharfgeschaltet. Positionen tragen Platzhalterpreis 0 €; die KI erfindet keine Preise, sie werden vor Versand in Lexware gesetzt.

Zusammenfassung des Sprachnotiz-Workflows: Sprachnotiz über Telegram/WhatsApp/Threema, strukturierter Angebotsentwurf mit Plausibilitätshinweis und Ausgabe an E-Mail und Messenger

Das Problem

Gesprochene Aufmaße werden spät und fehleranfällig zum Angebot

Der Weg von der Baustelle ins Büro ist lang — abtippen kostet Zeit, Details gehen unterwegs verloren, niemand prüft die Plausibilität.

🗒️

Notiz auf Zetteln

Aufmaße werden gesprochen oder notiert und liegen erstmal irgendwo herum.

⌨️

Abtippen im Büro

Kunde und Positionen von Hand nach Lexware — mühsam und fehleranfällig.

⏳

Verzug bis zum Angebot

Tage vergehen, der Kunde wartet — und die Positionen prüft niemand.

Die Lösung

Sprechen — der Entwurf entsteht und wird geprüft

Eine Sprachnotiz über den Messenger, den der Betrieb ohnehin nutzt. KI transkribiert und strukturiert, Lexware bekommt einen Angebotsentwurf, eine zweite KI prüft die Positionen, die Antwort geht an E-Mail und Messenger.

🎤

Sprachnotiz über 3 Messenger

Telegram, WhatsApp oder Threema. Keine neue App, kein Formular — der gewohnte Kanal genügt.

🧠

KI versteht und strukturiert

Whisper transkribiert, die KI formt Kunde und Positionen — ohne erfundene Preise.

🧾

Entwurf + Plausibilitätsprüfung

Lexware-Angebotsentwurf; eine zweite KI prüft die Positionen. Antwort an E-Mail und Messenger, Freigabe bleibt beim Menschen.

So sieht es aus

Von der Sprachnotiz zum geprüften Angebotsentwurf

Die Zusammenfassung nennt erkannte Positionen, Kunde und die Plausibilitäts-Einschätzung — und geht an E-Mail und die genutzten Messenger. Mit gekennzeichneten Beispieldaten.

Sprachnotiz-Workflow: eingehende Sprachnotiz über Telegram/WhatsApp/Threema, Transkript und strukturierter Angebotsentwurf mit Positionen, Preisen 0 € (offen), grünem Plausibilitätshinweis und Ausgabe an E-Mail und Messenger — Sprachnotiz (3 Kanäle) → strukturierter Angebotsentwurf + Plausibilitätshinweis → Ausgabe an E-Mail/Messenger. Preise stehen auf 0 € (offen). Beispieldaten.

Alle Namen, Positionen und Nummern sind Beispieldaten. Gestaltete Nachbildung, kein echter n8n-Screenshot.

Hauptfunktionen

Was der Workflow leistet

Alle Funktionen sind gebaut, verdrahtet und einsatzbereit.

🎤

Sprachnotiz über 3 Kanäle

Nimmt eine Sprachnotiz aus Telegram, WhatsApp oder Threema entgegen und lädt das Audio.

Einsatzbereit

📝

Transkribieren

KI-Transkription per Whisper (deutsch) macht aus Audio Text.

Einsatzbereit

🧠

Notiz strukturieren

Die KI formt Kunde und Positionen als JSON — ausdrücklich ohne erfundene Preise.

Einsatzbereit

👤

Kontakt suchen / anlegen

Findet den Kunden in Lexware oder legt ihn als Personenkontakt neu an.

Einsatzbereit

🧾

Angebotsentwurf

Erzeugt in Lexware einen Entwurf (nicht finalisiert), Positionen mit Platzhalterpreis 0 €.

Einsatzbereit

✅

Plausibilitätsprüfung

Eine zweite KI prüft die Positionen auf offensichtliche Unstimmigkeiten — der Kernwert.

Einsatzbereit

📧

Ausgabe an E-Mail

Die vollständige Zusammenfassung geht per SMTP an das Büro.

Einsatzbereit

💬

Ausgabe an Messenger

Antwort an alle gesetzten Ziele (Telegram/WhatsApp/Threema); leere Ziele werden übersprungen.

Einsatzbereit

Sicherheitsstufe (bewusst deaktiviert): Die Belegkette Angebot → Auftrag → Rechnung liegt als vorbereitete, nicht verbundene Node-Insel im Workflow. Sie ist ausgeschaltet und wird erst nach menschlicher Freigabe scharfgeschaltet — so landen keine ungeprüften Mengen/Preise im echten Beleg.

Typischer Ablauf

Von der Sprachnotiz bis zum geprüften Entwurf

Sprachnotiz schickenDer Monteur spricht die Baustellen-Notiz per Telegram, WhatsApp oder Threema ein.
Transkribieren & verstehenWhisper macht Text daraus, die KI strukturiert Kunde und Positionen.
Kontakt klärenDer Kunde wird in Lexware gesucht oder neu angelegt.
Angebotsentwurf anlegenLexware-Entwurf mit Positionen (Preise 0 €, offen).
Prüfen & zurückmeldenKI-Plausibilitätsprüfung, dann Zusammenfassung an E-Mail und Messenger zur Freigabe.

Architektur

Aktiver Weg — und die zuschaltbare Sicherheitsstufe

Telegram / WhatsApp / Threema→ Transkribieren→ Strukturieren→ Kontakt→ Angebotsentwurf→ Plausibilität→ E-Mail + Messenger

Auftrag aus Angebot→ Rechnung aus Auftrag Sicherheitsstufe · deaktiviert

Der Lexware-Zugriff läuft über den wiederverwendbaren API-Baustein, die Messenger-Ausgabe über den Messenger-Baustein. Die untere Kette ist im Workflow vorhanden, aber ausgeschaltet und nicht verbunden — sie wird erst nach menschlicher Freigabe aktiviert (A08-Muster).

Datenschutz und Sicherheit

Nur Entwürfe, Freigabe bleibt Mensch

Verarbeitete Daten

Sprachaufnahme, Transkript und Kontakt-/Positionsdaten. Diese können personenbezogene Inhalte enthalten.

Empfänger

Die eigene n8n-Instanz, der gewählte KI-Dienst (Audio + Text), Lexware Office, die genutzten Messenger und der SMTP-Server.

Nur Entwürfe

Der aktive Workflow erzeugt ausschließlich Entwürfe — nichts wird finalisiert oder verschickt.

Zu bedenken

Bei einem Cloud-KI-Dienst verlassen Notiz und Transkript den Betrieb. Ein OpenAI-kompatibler lokaler/EU-Dienst ist möglich.

Klar eingeordnet: Der aktive Workflow erzeugt nur Angebotsentwürfe. Die verbindliche Belegkette bleibt als Sicherheitsstufe bis zur menschlichen Freigabe aus.

Technik-Stack

Womit es gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Telegram Bot API WhatsApp (Graph-API) Threema (Webhook) KI (OpenAI-kompatibel) Whisper (Transkription) Chat-Completions (Struktur + Plausibilität) Lexware Office API SMTP (E-Mail) JavaScript (Code-Nodes)

Nutzen und Projektstatus

Was es bringt

Kein Abtippen

Aus der gesprochenen Notiz entsteht direkt ein strukturierter Entwurf.

Schneller zum Angebot

Der Entwurf liegt in Minuten in Lexware statt nach Tagen.

KI prüft mit

Eine zweite Stufe fängt offensichtliche Unstimmigkeiten in den Positionen ab.

Mensch entscheidet

Preise und Freigabe bleiben beim Büro — die verbindliche Kette ist als Sicherheitsstufe zuschaltbar.

Status: Einsatzbereit — drei Sprach-Eingänge, Angebotsentwurf mit Plausi-Check, Ausgabe an E-Mail und Messenger. Belastbare Kennzahlen liegen nicht vor; alle Angaben in den Ansichten sind Beispielwerte, Preise stehen auf 0 € (offen).

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