FlowTrix Showcase · Karte C04

n8n · KI (Vision+Text) · Telegram/WhatsApp/Threema · Kalender · E-Mail · Lexware

Baustellen-Tagesabschluss-Assistent

Tagsüber sammeln über drei Messenger — zum Feierabend fasst die KI den Tag zusammen, ordnet den Lexware-Auftrag zu, prüft die Kalender-Verfügbarkeit und schlägt den nächsten freien Termin vor.

n8n (selbst gehostet) KI · Vision+Text Telegram/WhatsApp/Threema Kalender-Verfügbarkeit E-Mail Lexware-Auftrag

Wie es funktioniert Ansehen

Status: Einsatzbereit. Sammeln über Telegram/WhatsApp/Threema, KI-Zusammenfassung, Lexware-Auftragszuordnung, Kalender-Verfügbarkeit mit freiem-Slot-Vorschlag (Google/Outlook/CalDAV/Nextcloud wählbar), Ausgabe an E-Mail und alle drei Messenger sowie Termin anlegen — alles gebaut. Vor dem ersten Lauf sind nur die eigenen Zugangsdaten und Ziele zu hinterlegen.

Tagesabschluss als E-Mail-Karte: Datum, Auftragsnummer, KI-Zusammenfassung und freier Termin aus dem Kalender

Das Problem

Der Baustellentag endet ohne sauberen Abschluss

Notizen und Fotos bleiben verstreut, ein Auftragsbezug fehlt — und der nächste Termin wird nur zugerufen.

📝

Kein Tagesbericht

Abends schreibt niemand mehr zusammen, was den Tag über passiert ist. Details gehen verloren.

🔗

Kein Auftragsbezug

Was zu welchem Lexware-Auftrag gehört, weiß später niemand mehr genau.

📅

Termin geht unter

Der nächste Tagestermin wird nebenbei vereinbart und nicht festgehalten.

Die Lösung

Tagsüber sammeln — zum Feierabend fertig abgeschlossen

Der Workflow sammelt die Notizen über drei Messenger, fasst sie per KI zusammen, ordnet den Auftrag zu, prüft die Kalender-Verfügbarkeit und plant den nächsten freien Termin.

💬

Sammeln über drei Messenger

Telegram, WhatsApp und Threema hängen jede Nachricht und jedes Foto tagsüber an den Tagesspeicher an.

🤖

KI fasst zusammen & ordnet zu

Aus allen Notizen entsteht ein knapper Tagesabschluss; der passende offene Lexware-Auftrag steht im Betreff.

🗓️

Freier Termin aus dem Kalender

Der Workflow prüft die Gruppen-Kalender auf Frei/Belegt und schlägt den nächsten freien Slot vor — und trägt ihn ein.

So sieht es aus

Der Tagesabschluss im Postfach

Datum, Auftragsbezug, KI-Zusammenfassung und der freie Termin aus dem Gruppen-Kalender — als übersichtliche Karte, hier mit gekennzeichneten Beispieldaten. Dieselbe Karte geht auch über die Messenger raus.

E-Mail-Tagesabschluss mit Zusammenfassung und freiem Termin aus dem Kalender, Beispieldaten — Tagesabschluss per E-Mail ans Büro — Auftragsnummer im Betreff, freier Termin aus dem Kalender.

Alle Namen, Auftragsnummern, Notizen und Termine sind Beispieldaten; die Ansicht ist nachgebaut, kein echter Screenshot.

Hauptfunktionen

Was der Workflow leistet

Alle Funktionen sind gebaut und einsatzbereit.

💬

Sammeln über drei Messenger

Telegram, WhatsApp und Threema hängen tagsüber jede Nachricht und jedes Foto an den Tagesspeicher an.

Einsatzbereit

🧠

KI-Zusammenfassung

Fasst Text und Fotos zusammen und antwortet als JSON mit Zusammenfassung und Terminvorschlag.

Einsatzbereit

🧾

Auftragssuche (Lexware)

Sucht den passenden offenen Auftrag über den API-Baustein und verknüpft ihn im Betreff.

Einsatzbereit

🗓️

Kalender-Verfügbarkeit

Fragt die Gruppen-Kalender auf Frei/Belegt ab und schlägt den ersten freien Slot im Arbeitszeitfenster vor. Backend wählbar: Google, Outlook, CalDAV, Nextcloud.

Einsatzbereit

📨

Ausgabe auf vier Kanälen

E-Mail ans Büro plus Telegram/WhatsApp/Threema — jedes Ziel nur, wenn gesetzt; der Termin wird direkt eingetragen.

Einsatzbereit

🛡️

Wächter & Protokoll

Ohne Notizen sauberer Abbruch; ein Protokoll zeigt je Kanal, was angesteuert wurde. Tagesspeicher wird danach geleert.

Einsatzbereit

Typischer Ablauf

Vom ersten Foto bis zum eingetragenen Termin

Tagsüber sammelnNotizen und Fotos kommen über Telegram, WhatsApp oder Threema und werden an den Tagesspeicher angehängt.
Feierabend erreichtDer Zeitplan löst aus; alle gesammelten Tagesnotizen werden gelesen.
KI fasst zusammenZusammenfassung und Terminvorschlag als JSON — robust geparst.
Auftrag zuordnenPassenden offenen Lexware-Auftrag suchen und im Betreff nennen.
Freien Termin findenGruppen-Kalender auf Frei/Belegt prüfen und ersten freien Slot im Arbeitszeitfenster vorschlagen.
Ausgeben & eintragenAbschluss per E-Mail und über die drei Messenger; Termin in den Kalender eintragen.

Architektur

Ein Workflow, zwei Teile

Telegram / WhatsApp / Threema→ Anhängen an Tagesspeicher

Zeitplan (Feierabend)→ Tagesnotizen lesen→ KI: Zusammenfassung→ Auftrag suchen (Baustein)

Kalender wählen→ Google / Outlook / CalDAV / Nextcloud→ Freien Slot finden

Abschluss bauen→ E-Mail (Büro)→ Telegram/WhatsApp/Threema→ Termin anlegen

Der Lexware-Auftrag wird über den API-Baustein gesucht (GET /voucherlist, orderconfirmation). Weil die API kein Notizfeld am Auftrag bietet, wird der Bezug bewusst per Betreff hergestellt — eindeutig und ohne riskanten Rückschreib-Vorgang. Das Kalender-Backend ist über kalenderTyp umschaltbar; Google und Outlook prüfen die Verfügbarkeit und legen den Termin an.

Datenschutz und Sicherheit

Bewusst eingeordnet

Verarbeitete Daten

Tagesnotizen, Fotos und Auftragsdaten (Auftragsnummer, Kundenname). Inhalte können personenbezogen sein.

Cloud-KI beachten

Notiztexte und Bilder gehen an einen KI-Dienst. Das gehört in die Datenschutz-Betrachtung des Betriebs.

Nur lesend zu Lexware

Kein Rückschreiben in den Auftrag — der Bezug wird nur gelesen und im Versand genannt.

Intern versendet

Abschluss geht an Chef, Team und Büro — jedes Ziel nur, wenn gesetzt. Zugangsdaten liegen nur im n8n-Credential-Store.

Ehrlich eingeordnet: Der Auftragsbezug steht im Betreff, weil die Lexware-API kein Notizfeld am Auftrag bietet — bewusst so, damit die Zuordnung eindeutig bleibt und ohne riskantes Rückschreiben auskommt.

Technik-Stack

Womit es gebaut ist

n8n (selbst gehostet) KI / Vision+Text-API (OpenAI-kompatibel) Lexware Office API (Baustein) Telegram / WhatsApp / Threema SMTP Google / Outlook / CalDAV / Nextcloud JavaScript (Code-Nodes)

Nutzen und Projektstatus

Was es bringt

Sauberer Tagesbericht

Jeder Baustellentag endet mit einer knappen, verständlichen Zusammenfassung.

Klarer Auftragsbezug

Der Abschluss trägt die Auftragsnummer — ohne dass jemand nachschlagen muss.

Termin passt

Der freie Slot kommt aus den Gruppen-Kalendern und wird direkt eingetragen.

Kein Mehraufwand

Sammeln läuft nebenbei über die Messenger, der Abschluss zum Feierabend — niemand muss abends noch tippen.

Status: Einsatzbereit — Sammeln über drei Messenger, KI-Abschluss, Auftragszuordnung, Kalender-Verfügbarkeit mit freiem-Slot-Vorschlag (Google/Outlook/CalDAV/Nextcloud wählbar), Ausgabe an E-Mail und alle drei Messenger, Termin anlegen. Belastbare Kennzahlen liegen nicht vor; alle Angaben in den Ansichten sind Beispielwerte.

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