FlowTrix · Automatisierung
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n8n · Telegram/WhatsApp/Threema · Cloud · Lexware

Foto-zu-Rechnung — aus dem Angebot

Fertige Arbeit fotografieren und die Angebotsnummer in die Bildunterschrift schreiben — der Workflow findet das passende offene Angebot und baut daraus die Rechnung. Positionen und Preise wie im Angebot vereinbart. Das Foto liegt als Nachweis in der Cloud, die Meldung kommt per E-Mail und Messenger.

Telegram · WhatsApp · Threema Google Drive · Nextcloud · HiDrive KI-Referenzerkennung Lexware · Rechnungsentwurf
Wie es funktioniert Ansehen
Status: Einsatzbereit. Der Workflow ist gebaut; vor dem ersten Lauf werden nur die eigenen Zugangsdaten und Ziele gesetzt (Messenger, Cloud, KI, Lexware-Baustein, SMTP).
Foto mit Angebotsnummer in der Bildunterschrift, das gefundene Angebot und der daraus erzeugte Lexware-Rechnungsentwurf mit übernommenen Positionen und Preisen

Das Problem

Die Rechnung wird abends aus dem Angebot abgetippt

Das Angebot steht, die Arbeit ist getan — aber die Rechnung entsteht im Büro von Hand. Positionen und Preise werden aus dem Angebot übertragen, der Kunde neu zugeordnet, und der Nachweis vom fertigen Auftrag bleibt lose auf dem Handy.

🌙

Abends im Büro

Die Arbeit ist fertig, aber die Rechnung wartet auf den Abend und das Abtippen aus dem Angebot.

⌨️

Alles von Hand

Positionen und Preise aus dem Angebot übertragen, Kunde zuordnen — Zeit und Übertragungsfehler.

📱

Nachweis verstreut

Das Foto vom fertigen Auftrag liegt lose auf dem Handy — nicht geordnet, nicht am Beleg.

Die Lösung

Foto machen, Angebotsnummer dazu — die Rechnung steht

Ein Foto per Messenger mit der Angebotsnummer oder dem Kunden in der Bildunterschrift. Der Workflow legt das Foto als Nachweis ab, findet das offene Angebot und baut daraus die Rechnung — Positionen und Preise wie vereinbart, als Entwurf.

📲

Foto per Messenger

Telegram, WhatsApp oder Threema. Angebotsnummer oder Kunde in die Bildunterschrift. Keine neue App.

☁️

Nachweis in der Cloud

Das Foto wird geordnet abgelegt (Google Drive, Nextcloud oder HiDrive). Die Rechnung verweist darauf.

🧾

Rechnung aus dem Angebot

Der Workflow findet das offene Angebot und übernimmt Positionen und Preise in einen Rechnungsentwurf.

So sieht es aus

Vom Foto zum Rechnungsentwurf

Foto mit Angebotsnummer in der Bildunterschrift, das gefundene Angebot und die daraus gebaute Rechnung mit übernommenen Positionen und Preisen — mit gekennzeichneten Beispieldaten.

Produktansicht: links das Foto mit Bildunterschrift und der Nachweis-Ablage, rechts der Lexware-Rechnungsentwurf mit vier aus dem Angebot übernommenen Positionen und Preisen
Foto + Angebotsnummer → gefundenes Angebot → Rechnungsentwurf (Positionen und Preise aus dem Angebot, Nachweis-Link). Beispieldaten.
Eigens erstellte Darstellung, kein echter n8n-Screenshot. Alle Namen, Angebotsnummern und Positionen sind frei erfundene Beispieldaten.

Hauptfunktionen

Was der Workflow leistet

Alle Funktionen sind gebaut und einsatzbereit.

📥

Drei Messenger

Nimmt Foto und Bildunterschrift aus Telegram, WhatsApp oder Threema entgegen und normalisiert sie.

Einsatzbereit
☁️

Nachweis-Ablage

Legt das Foto geordnet in Google Drive, Nextcloud oder HiDrive ab (umschaltbar).

Einsatzbereit
🔎

Referenz erkennen

Die KI liest Angebotsnummer und Kundenname aus der Bildunterschrift — ohne erfundene Werte.

Einsatzbereit
📋

Angebot finden

Lädt die offenen Angebote und sucht den Treffer nach Nummer oder Kundenname.

Einsatzbereit
🧾

Rechnung aus dem Angebot

Übernimmt Positionen und Preise aus dem Angebot (POST /invoices) — als Entwurf.

Einsatzbereit
🔔

Meldung an E-Mail & Messenger

Meldet Rechnungsnummer und Nachweis-Link an E-Mail und die gesetzten Messenger-Ziele.

Einsatzbereit

Typischer Ablauf

Vom Foto bis zum Rechnungsentwurf

  1. Foto schickenMonteur fotografiert die fertige Arbeit und schreibt Angebotsnummer oder Kunde in die Bildunterschrift — per Telegram, WhatsApp oder Threema.
  2. Nachweis ablegenDas Foto wird als Nachweis in die Cloud geladen (Google Drive, Nextcloud oder HiDrive).
  3. Angebot findenDie KI liest die Referenz, der Workflow findet das passende offene Angebot und lädt dessen Positionen.
  4. Rechnung bauen & meldenAus den Angebots-Positionen entsteht der Rechnungsentwurf; die Meldung geht an E-Mail und Messenger.

Architektur

Foto → Nachweis → Angebot → Rechnung

Telegram / WhatsApp / Threema→ Nachweis in Cloud→ Referenz erkennen (KI)→ Angebot finden→ Rechnung (Entwurf)→ E-Mail & Messenger
Bewusst so gebaut: Lexware Office kennt über die API keinen „Angebot-in-Rechnung-umwandeln"-Befehl. Der Workflow lädt das Angebot (GET /quotations/{id}), übernimmt Positionen und Kontakt und legt die Rechnung sauber nach (POST /invoices) — standardmäßig als Entwurf. Ein Schalter erlaubt bei Bedarf die direkte Finalisierung.

Datenschutz und Sicherheit

Nachvollziehbar und kontrolliert

Verarbeitete Daten

Fotos und Metadaten (Absender, Bildunterschrift, Antwortziel). Das Foto geht als Nachweis in die Cloud, die Bildunterschrift zur Referenz-Erkennung an den KI-Dienst.

Empfänger

Die eigene n8n-Instanz, der Messenger-Dienst, der Cloud-Speicher, der KI-Anbieter, der Lexware-Baustein und der SMTP-Server.

Preise aus dem Angebot

Positionen, Preise und Kontakt stammen aus dem in Lexware vorhandenen Angebot — nichts wird erfunden.

Kontrollierter Beleg

Die Rechnung entsteht als Entwurf und wird im Büro geprüft. Der Messenger-Eingang kann auf bekannte Absender beschränkt werden.

Ehrlich eingeordnet: Zugangsdaten liegen ausschließlich im n8n-Credential-Store; im Workflow stehen nur Platzhalter.

Technik-Stack

Womit es gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Telegram · WhatsApp · Threema Google Drive · Nextcloud · HiDrive KI (OpenAI-kompatibel) Lexware Office API (Baustein) POST /invoices JavaScript (Code-Nodes)
Der Foto-Eingang läuft über drei Messenger-Trigger und wird auf eine einheitliche Form gebracht. Die Lexware-Aufrufe (Angebote laden, Angebot laden, Rechnung anlegen) laufen über denselben API-Baustein wie die übrigen Karten (method / path / query / body). Die Rückmeldung geht über den Messenger-Baustein und per SMTP.

Nutzen und Projektstatus

Was es bringt

Rechnung entsteht sofort

Statt abends im Büro entsteht der Rechnungsentwurf direkt nach der Arbeit, aus dem Angebot.

Kein Abtippen

Positionen und Preise kommen aus dem Angebot — keine Übertragungsfehler.

Nachweis dokumentiert

Das Foto liegt geordnet in der Cloud, die Rechnung verweist darauf.

Kontrolliert freigegeben

Die Rechnung ist ein Entwurf; das Büro prüft und gibt frei. Finalisierung optional per Schalter.

Status: Einsatzbereit — gebaut, vor dem ersten Lauf werden nur die eigenen Zugangsdaten und Ziele gesetzt. Belastbare Kennzahlen liegen nicht vor; alle Angaben in den Ansichten sind Beispielwerte.

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