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n8n · Telegram · WhatsApp · Threema · KI · Lexware

Angebot von der Baustelle — getippt oder gesprochen

„Bin bei Familie Meyer, Bad neu fliesen, ca. 12 qm" — getippt oder als Sprachnachricht über Telegram, WhatsApp oder Threema. Zurück kommt ein Angebotsentwurf in Lexware mit ausformulierten Positionen.

n8n (selbst gehostet) Telegram · WhatsApp · Threema Text & Sprache KI-Transkription & -Formulierung Lexware-Angebotsentwurf

Wie es funktioniert Ansehen

Einsatzbereit. Der Workflow ist vollständig gebaut und geprüft. Nach dem Zuweisen der Zugangsdaten (Messenger, KI/Whisper, Lexware- und Messenger-Baustein, SMTP) und dem Setzen der Ausgabe-Ziele läuft er unmittelbar.

Mehrkanal-Chat mit dem Baustellen-Bot: Sprachnachricht und getippte Stichworte, Kanal-Reiter für Telegram, WhatsApp und Threema, darunter der Angebotsentwurf für Familie Meyer mit vier ausformulierten Positionen

Das Problem

Das Angebot bleibt liegen, bis abends Zeit ist

Auf der Baustelle notiert man Stichworte — das saubere Angebot schreibt man später. Oft zu spät, und der Kunde wartet.

📝

Zettel & Gedächtnis

Maße und Leistungen stehen auf einem Zettel — oder bleiben nur im Kopf.

🌙

Abends abtippen

Das Ausformulieren kostet Zeit nach Feierabend und wird gern verschoben.

⏳

Kunde springt ab

Je länger das Angebot dauert, desto eher entscheidet sich der Kunde anders.

Die Lösung

Stichworte rein — Angebotsentwurf zurück

Getippt oder gesprochen über Telegram, WhatsApp oder Threema. Die KI formuliert die Positionen, Lexware bekommt den Entwurf — noch vom Parkplatz aus.

🎤

Getippt oder gesprochen

Freitext oder Sprachnachricht auf drei Messengern. Bei Sprache transkribiert die KI zuerst — alle Wege münden in denselben Ablauf.

🧠

KI formuliert Positionen

Aus den Stichworten werden Kunde und saubere Leistungsbeschreibungen — ohne erfundene Preise.

📄

Entwurf in Lexware

Kontakt wird gesucht oder angelegt, das Angebot landet als Entwurf. Preise ergänzt man dort vor dem Versand.

Kanäle

Drei Messenger rein, E-Mail und Messenger zurück

Jeder Kanal nimmt Text und Sprache. Die Bestätigung geht an das Büro per E-Mail und an die konfigurierten Messenger — leere Ziele werden übersprungen.

📨

Text und Sprachnachricht über den Telegram-Bot; Sprache wird per Whisper transkribiert.

Einsatzbereit

🟢

Text und Audionachricht über WhatsApp Business; die Audiodatei kommt über die Meta-Graph-API.

Einsatzbereit

🔒

Threema

Texteingang über das Threema-Gateway; vollwertiger Ausgangskanal für die Bestätigung.

Einsatzbereit

Ausgabe für jeden Fall (angelegt / Fehler / Rückfrage) an E-Mail + Telegram/WhatsApp/Threema über den Messenger-Baustein. Ein Messenger-Fehler stoppt den Lauf nicht; die E-Mail geht unabhängig raus.

So sieht es aus

Von der Stichwort-Nachricht zum Angebotsentwurf

Eine Sprachnachricht oder ein getippter Satz an einen der drei Messenger — zurück kommt der Angebotsentwurf mit ausformulierten Positionen, per E-Mail und Messenger. Mit gekennzeichneten Beispieldaten.

Mehrkanal-Chat: Sprachnachricht und getippte Stichworte an den Baustellen-Bot mit Kanal-Reitern, darunter die Bot-Antwort mit dem Angebotsentwurf für Familie Meyer und vier Positionen sowie der Hinweis auf die E-Mail-Ausgabe — Eingang per Sprache oder Text auf drei Messengern — Ausgang: Angebotsentwurf mit Positionen, zugestellt an E-Mail und Messenger. Beispieldaten.

Alle Namen, Leistungen und Mengen sind Beispieldaten. Preise werden nicht erfunden — das Ergebnis ist ein Angebotsentwurf, der in Lexware vervollständigt wird. Die Ansicht ist eine gestaltete Darstellung, kein echter n8n-Screenshot.

Hauptfunktionen

Was der Workflow leistet

Alle Funktionen sind gebaut, geprüft und einsatzbereit.

📥

Drei Eingangskanäle

Telegram, WhatsApp und Threema — je Text oder Sprachnachricht, ein gemeinsamer Fluss.

Einsatzbereit

🗣️

Sprache transkribieren

Sprachnachrichten werden per Whisper zu Text — getippter Text geht direkt weiter.

Einsatzbereit

🧠

Positionen erkennen & formulieren

Die KI zieht Kunde und Positionen aus den Stichworten und schreibt saubere Beschreibungen.

Einsatzbereit

👤

Kontakt suchen oder anlegen

Bestandskunde wird gefunden, sonst als Personenkontakt neu angelegt.

Einsatzbereit

📄

Angebotsentwurf

Erzeugt ein Angebot als Entwurf mit den Positionen — Preise bleiben bewusst offen.

Einsatzbereit

📤

Antwort auf allen Kanälen

Bestätigung, Fehler oder Rückfrage an E-Mail und die konfigurierten Messenger.

Einsatzbereit

Typischer Ablauf

Von der Nachricht bis zum Entwurf

Stichworte schickenMitarbeiter tippt oder spricht die Eckdaten in Telegram, WhatsApp oder Threema.
Verstehen & formulierenSprache wird transkribiert; die KI erkennt Kunde und Positionen und formuliert sie aus.
Kontakt klärenKunde in Lexware suchen — oder als neuen Personenkontakt anlegen.
Entwurf anlegen & bestätigenAngebotsentwurf mit Positionen in Lexware; Bestätigung mit Zusammenfassung an E-Mail und Messenger.

Architektur

Nur tatsächlich vorhandene Bausteine

Telegram / WhatsApp / Threema→ Transkribieren (Whisper)→ Extrahieren & Formulieren (KI)

Baustein: Lexware-API→ Kontakt suchen / anlegen→ Angebotsentwurf→ E-Mail + Messenger-Baustein

Die drei Lexware-Aufrufe laufen über den gemeinsamen Baustein Lexware – API-Call, der Versand an die Messenger über den Baustein Messenger – Nachricht senden. Getippte und gesprochene Eingaben aller drei Kanäle treffen sich an einem Konvergenzpunkt und durchlaufen danach denselben Fluss.

Datenschutz und Sicherheit

Wohin die Daten gehen

Verarbeitete Daten

Nachrichtentext bzw. Sprachaufnahme, daraus Kundenname und Leistungspositionen.

Empfänger

Die eigene n8n-Instanz, der genutzte KI-Dienst (Transkription & Textformulierung), Lexware Office, die genutzten Messenger und der E-Mail-Empfänger.

Preise bleiben offen

Die KI erfindet keine Preise. Das Ergebnis ist ein Entwurf, der in Lexware ergänzt und geprüft wird — die Kalkulation bleibt beim Betrieb.

Zu bedenken

Sprachaufnahmen und Kundennamen laufen über die Messenger und einen KI-Dienst — das gehört in die Datenschutz-Betrachtung des Betriebs. Zugangsdaten liegen nur im n8n-Credential-Store.

Ehrlich eingeordnet: In Lexware entsteht nur ein Entwurf — nichts wird automatisch versendet. Belastbare Kennzahlen liegen nicht vor; alle Angaben in den Ansichten sind Beispielwerte.

Technik-Stack

Womit es gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Telegram Bot API WhatsApp Business Cloud Threema (Gateway) Whisper (Transkription) KI-Textmodell (gpt-4o-mini) Lexware Office API Baustein: Lexware – API-Call Baustein: Messenger – Nachricht senden SMTP

Nutzen und Projektstatus

Was es bringt

Angebot noch vor Ort

Der Entwurf steht, bevor man vom Parkplatz runter ist — kein Abtippen am Abend.

Saubere Formulierungen

Aus Stichworten werden Positionen, die man dem Kunden zeigen kann.

Drei Kanäle, ein Ablauf

Ob Telegram, WhatsApp oder Threema, getippt oder gesprochen — alles führt in denselben Fluss.

Preise unter Kontrolle

Keine erfundenen Preise. Der Betrieb ergänzt sie in Lexware vor dem Versand.

Status: Einsatzbereit — vollständig gebaut und geprüft, nach Zuweisen der Zugangsdaten produktiv nutzbar. Belastbare Kennzahlen liegen nicht vor; alle Angaben in den Ansichten sind Beispielwerte.

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