n8n · KI · Lexware-Angebot · 4 Kanäle
Automatisches Leistungsverzeichnis
Beschreibung per Formular oder als Sprachnachricht über Telegram, WhatsApp oder Threema — die KI erzeugt eine strukturierte Positionsliste, und Lexware bekommt den Angebotsentwurf. Die Rückmeldung geht an E-Mail und dieselben drei Messenger. Preise werden nicht erfunden.
Das Problem
Jede Position von Hand — das kostet Zeit
Ein Leistungsverzeichnis aus einer Projektbeschreibung zu tippen ist mühsam — und schnell fehlt eine Position.
Alles von Hand
Jede Position einzeln tippen oder aus alten Angeboten zusammenkopieren.
Leicht was vergessen
Ohne feste Struktur fehlen Positionen, Einheiten sind uneinheitlich.
Angebot verzögert sich
Bis der Entwurf steht, vergeht Zeit — der Kunde wartet auf sein Angebot.
Die Lösung
Beschreibung eingeben — Positionsliste entsteht
Kurzer Projekttext per Formular oder als Sprachnachricht über einen Messenger. Die KI strukturiert die Positionen, Lexware bekommt den Entwurf, die Rückmeldung geht an vier Kanäle.
Beschreibung — Sprache oder Text
Formular tippen oder unterwegs eine Sprachnachricht über Telegram, WhatsApp oder Threema schicken. Whisper macht daraus Text.
KI strukturiert
Positionen mit Menge und Einheit als striktes JSON — realistisch, ohne erfundene Preise.
Angebotsentwurf + Rückmeldung
Die Positionen landen als Entwurf in Lexware; die Meldung geht an E-Mail und drei Messenger.
Ein- und Ausgang
Vier Kanäle rein, vier Kanäle raus
Der Eingang ist frei wählbar, die Rückmeldung geht an alle konfigurierten Ziele. Ein leeres Ziel wird einfach übersprungen.
📥 Eingang — frei wählbar
Nutze, was gerade passt — jeder Kanal funktioniert für sich.
Sprachnachrichten aus Telegram und WhatsApp werden per Whisper automatisch transkribiert.
📤 Ausgang — E-Mail + drei Messenger
Nach dem Anlegen — und auch bei einem Fehler — geht eine Meldung mit der Positionsliste raus.
E-Mail läuft direkt per SMTP, die Messenger über den zentralen Messenger-Baustein.
So sieht es aus
Das erzeugte Leistungsverzeichnis
Der Angebotsentwurf in Lexware: Positionen mit Menge und Einheit, Preise leer, Kunde als Platzhalter — mit gekennzeichneten Beispieldaten.
Hauptfunktionen
Was der Workflow leistet
Mehrkanal-Version — einsatzbereit. Vor dem Produktivbetrieb nur die eigenen Zugänge und Ziele eintragen.
Vier Eingangskanäle
Beschreibung per Formular oder über Telegram, WhatsApp und Threema.
EinsatzbereitSprache → Text
Sprachnachrichten aus Telegram/WhatsApp werden per Whisper transkribiert.
EinsatzbereitKI-Leistungsverzeichnis
Erzeugt ein striktes JSON-Array aus Position, Beschreibung, Menge, Einheit.
EinsatzbereitAngebotsentwurf
Legt über den Lexware-Baustein einen Entwurf an (POST /quotations).
Rückmeldung über 4 Kanäle
E-Mail plus Telegram, WhatsApp und Threema — leeres Ziel wird übersprungen.
EinsatzbereitPreise bleiben 0
Die KI erfindet keine Preise — der Nutzer ergänzt sie in Lexware.
Bewusst so gebautTypischer Ablauf
Von der Beschreibung zum Entwurf
- Beschreibung eingebenFormular (Text) oder Sprachnachricht/Text über Telegram, WhatsApp, Threema.
- Sprache → TextSprachnachrichten werden per Whisper transkribiert; Text geht direkt weiter.
- KI erzeugt die PositionenStriktes JSON-Array aus Position, Beschreibung, Menge, Einheit.
- Entwurf in LexwarelineItems mit Preis 0, Kunde als Platzhalter — über den Baustein angelegt.
- Rückmeldung rausAn E-Mail und drei Messenger — Preise ergänzen, Kunde zuordnen.
Architektur
Nur tatsächlich vorhandene Bausteine
aiBaseUrl in der Config umstellbar (OpenAI, Azure, OpenRouter oder lokal). Die Anlage läuft über den zentralen Lexware-Baustein, die Rückmeldung über E-Mail (SMTP) und den Messenger-Baustein.Datenschutz und Sicherheit
Nur ein Entwurf — nichts wird versendet
Verarbeitete Daten
Die Projektbeschreibung (Freitext bzw. transkribierte Sprachnachricht). Sie kann Kunden- oder Objektangaben enthalten.
Empfänger
Die eigene n8n-Instanz, der gewählte KI-/Whisper-Endpunkt, Lexware (über den Baustein) und die internen Rückmelde-Ziele.
Nur Entwurf
Nichts wird finalisiert oder an den Kunden versendet. Die Rückmeldung geht nur an interne Ziele.
Zu bedenken
Bei einem Cloud-Endpunkt verlässt der Text bzw. das Audio den Betrieb. Über aiBaseUrl auf einen lokalen Endpunkt umstellbar.
Technik-Stack
Womit es gebaut ist
Nutzen und Projektstatus
Was es bringt
Auch unterwegs
Sprachnachricht statt Tippen — der Außendienst gibt Beschreibungen direkt vom Ortstermin durch.
Schneller zum Entwurf
Aus wenigen Sätzen entsteht eine vollständige Positionsliste.
Preishoheit bleibt beim Menschen
Die KI erfindet keine Preise — der Nutzer ergänzt sie in Lexware.
Flexibler KI-Endpunkt
Cloud oder lokal, umschaltbar über die Config.
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