FlowTrix Showcase

n8n · Telegram · WhatsApp · Threema · FlowText · KI · Whisper · Lexware

Sprachgesteuerte Belegsuche

Der Chef stellt eine Frage per Sprache — über Telegram, WhatsApp, Threema oder als Diktat am Mac. Die KI versteht sie, n8n holt die Zahlen aus Lexware, und die Antwort samt Belegliste kommt an E-Mail und alle Messenger zurück. „Wie viel hat Herr Schmidt letztes Jahr bezahlt?“ — gefragt, beantwortet.

n8n (selbst gehostet) 3 Messenger (Sprache) FlowText (Diktat am Mac) KI · Whisper · LLM Lexware (Kontakt · Rechnung) E-Mail + 3 Messenger

Wie es funktioniert Ansehen

Status: Einsatzbereit. Mehrkanal-Version: vier Sprach-Eingänge, Antwort mit Belegliste, Ausgabe an E-Mail und drei Messenger über den Messenger-Baustein — leere Ziele werden übersprungen.

Messenger-Dialog: Sprachnachricht mit der Frage, darunter die vom Bot formulierte Antwort mit dem Betrag

Das Problem

Eine kurze Frage — und trotzdem erst Suchen

„Wie viel hat Herr Schmidt letztes Jahr bezahlt?“ Dafür muss sonst jemand ans Lexware, den Kunden suchen, den Zeitraum filtern und von Hand summieren.

🚗

Chef ist unterwegs

Auf der Baustelle oder im Auto — kein Rechner zur Hand, keine Zeit zum Tippen.

🔎

Büro muss ran

Jemand öffnet Lexware, sucht den Kunden, filtert den Zeitraum, summiert von Hand.

⏳

Antwort dauert

Rückruf, Warten, Nachfragen — aus einer 10-Sekunden-Frage wird eine halbe Stunde.

Die Lösung

Fragen — die Antwort kommt von selbst

Eine Frage per Sprache — über drei Messenger oder als Diktat am Mac. Die KI versteht die Frage, n8n holt die Zahlen aus Lexware, die Antwort samt Belegliste kommt an E-Mail und alle Messenger zurück.

🎙️

Frei gesprochen fragen

Sprachnachricht per Telegram, WhatsApp oder Threema — oder direkt am Mac diktiert. Keine Maske, kein Tippen.

🧠

KI versteht die Frage

Whisper transkribiert, die KI erkennt Kunde, Zeitraum und die gefragte Kennzahl. FlowText diktiert schon fertig.

📋

Antwort plus Belegliste

n8n rechnet die Kennzahl und baut die Trefferliste. Die Antwort geht an E-Mail und alle Messenger zurück.

Kanäle

Vier Wege zu fragen — E-Mail und drei Messenger zurück

Die Frage kommt per Sprache über drei Messenger oder als Diktat am Mac. Die Antwort samt Belegliste geht an E-Mail und alle konfigurierten Messenger — leere Ziele werden übersprungen.

Eingang: Sprache über vier Wege

Telegram — Sprachnachricht mit Download.
WhatsApp — Audio-Nachricht über die Graph API (v21.0).
Threema — Sprachnachricht übers Gateway.
FlowText (Mac) — Diktat, lokal am Mac transkribiert, per Webhook.

Ausgang: E-Mail und drei Messenger

Antwort und Belegliste gehen direkt per E-Mail und über den Messenger-Baustein an Telegram, WhatsApp und Threema. Die Ziele stehen in der Config; wo kein Ziel gesetzt ist, wird der Kanal übersprungen.

Desktop-Diktat via FlowText: FlowText transkribiert das Diktat lokal am Mac und schickt nur den fertigen Text — ohne Cloud-Whisper. Der datenschutzfreundlichste Weg: Die Sprache verlässt den Mac nicht.

So sieht es aus

Frage und Antwort im Chat

Die Sprachnachricht mit der Frage, darunter die vom Bot formulierte Antwort — mit gekennzeichneten Beispieldaten.

Messenger-Dialog: gesprochene Frage nach dem bezahlten Betrag, darunter die formulierte Antwort des Bots — Sprachnachricht (Frage) und formulierte Antwort — Name, Zeitraum und Betrag sind Beispieldaten.

Alle Namen, Zeiträume, Belegnummern und Beträge sind Beispieldaten.

Hauptfunktionen

Was der Workflow leistet

Alle Funktionen sind gebaut und einsatzbereit.

🎙️

Sprache über 3 Messenger

Nimmt Sprachnachrichten über Telegram, WhatsApp und Threema entgegen und lädt die Audiodatei.

Einsatzbereit

🖥️

Desktop-Diktat (FlowText)

FlowText transkribiert am Mac und schickt den fertigen Text per Webhook — ohne Cloud-Whisper.

Einsatzbereit

📝

Transkription

Whisper wandelt die Sprachnachricht in Text um — auf Wunsch über einen lokalen Endpoint.

Einsatzbereit

🧠

Frage verstehen

Die KI extrahiert Kunde, Zeitraum und Kennzahl als striktes JSON; „letztes Jahr“ wird aufgelöst.

Einsatzbereit

🔗

Lexware über den Baustein

Kontakt per /contacts finden, Rechnungen per /voucherlist — über den API-Baustein.

Einsatzbereit

📋

Kennzahl + Belegliste

Summe bezahlt/offen, Umsatz oder Anzahl — plus Trefferliste: Belegnummer · Datum · Betrag · Status.

Einsatzbereit

📨

Ausgabe: E-Mail + 3 Messenger

Antwort und Belegliste gehen an E-Mail und über den Messenger-Baustein an alle konfigurierten Messenger.

Einsatzbereit

🛡️

Nicht gefunden? Freundlich

Kein passender Kontakt oder Fehler bei der Abfrage → eine klare Rückmeldung statt Fehlermeldung.

Einsatzbereit

Typischer Ablauf

Von der Frage bis zur Antwort

Frage per Sprache stellenSprachnachricht per Telegram, WhatsApp, Threema — oder Diktat am Mac (FlowText).
TranskribierenWhisper macht aus der Sprache Text. Bei FlowText ist der Text schon fertig.
Frage verstehenDie KI erkennt Kunde, Zeitraum und die gefragte Kennzahl.
Lexware abfragenKontakt suchen, Rechnungen im Zeitraum laden, Kennzahl rechnen, Belegliste bauen.
Antwort sendenDie KI formuliert einen kurzen Satz; er geht mit Belegliste an E-Mail und alle Messenger.

Architektur

Nur tatsächlich vorhandene Bausteine

Telegram · WhatsApp · Threema · FlowText→ Transkription (Whisper)→ Frage verstehen (KI)

API-Baustein→ Kontakt · Rechnungen (Lexware)→ Kennzahl + Belegliste

Antwort formulieren (KI)→ E-Mail (SMTP)+ Messenger-Baustein → Telegram · WhatsApp · Threema

Die Lexware-Abfragen laufen über den gemeinsamen API-Baustein (zweimal: Kontakt suchen, Rechnungen abfragen), der Versand über den Messenger-Baustein. Zugangsdaten liegen ausschließlich im n8n-Credential-Store.

Datenschutz und Sicherheit — wichtig

Es werden Zahlungsdaten verarbeitet

Diese Automation verarbeitet Zahlungs- und Umsatzdaten von Kunden und versendet sie über die genutzten Kanäle. Das ist bewusst hervorzuheben.

Verarbeitete Daten

Kundennamen sowie Rechnungs- und Zahlungsbeträge aus Lexware. Die Sprachnachricht geht zur Transkription an den KI-Dienst.

Der Bot antwortet jedem

Ohne zusätzlichen Schutz antwortet der Bot jedem, der ihm schreibt. Deshalb nur an vertrauenswürdige Personen geben oder einen Absender-Whitelist-Check ergänzen.

Lokale Transkription bevorzugen

Für sensible Daten die Transkription lokal laufen lassen — über einen lokalen Whisper-Endpoint oder das Desktop-Diktat (FlowText). Dann verlässt die Sprache den Mac nicht.

Empfänger

Die eigene n8n-Instanz, der gewählte KI-Dienst, Lexware Office, die genutzten Messenger und der E-Mail-Server. Keine Weitergabe an Dritte darüber hinaus.

Sachlich eingeordnet: Vor dem Scharfschalten den Absender-Schutz einrichten und die Lexware-Filter am eigenen Konto einmal prüfen. Alle Angaben in den Ansichten sind Beispieldaten.

Technik-Stack

Womit es gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Telegram Bot API WhatsApp Business Cloud / Graph API Threema Gateway FlowText (macOS, lokales Diktat) Whisper (Transkription) LLM (OpenAI-kompatibel) Lexware Office API SMTP (E-Mail) API- & Messenger-Baustein

Nutzen und Projektstatus

Was es bringt

Antwort in Sekunden

Statt Rückruf und Handarbeit kommt die Zahl mit Belegliste direkt zurück.

Vier Wege zu fragen

Drei Messenger plus Diktat am Mac — jeder fragt so, wie es gerade passt.

Entlastet das Büro

Standardfragen nach Umsätzen beantwortet der Bot selbst.

Baut auf Vorhandenem auf

Nutzt den gemeinsamen API- und Messenger-Baustein — dieselbe Anbindung wie die anderen Karten.

Status: Einsatzbereit — Mehrkanal-Version. Belastbare Kennzahlen liegen nicht vor; alle Angaben in den Ansichten sind Beispielwerte.

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