FlowTrix Showcase

n8n · Lexware · KI · E-Mail · Telegram · WhatsApp · Threema

Wochenzusammenfassung für den Chef

Offene Angebote und überfällige Rechnungen aus Lexware — von einer KI in ein paar verständliche Sätze gefasst. Jeden Montagmorgen per E-Mail und über Telegram, WhatsApp und Threema, ohne dass jemand eine Liste durchackern muss.

n8n (selbst gehostet) Lexware Office KI (Cloud oder lokal) E-Mail · Telegram · WhatsApp · Threema

Wie es funktioniert Ansehen

Status: Einsatzbereit. Der Wochenreport geht in einem Lauf an vier Kanäle gleichzeitig: E-Mail als HTML-Report sowie Telegram, WhatsApp und Threema über den zentralen Messenger-Baustein. Ein leer gelassenes Ziel wird übersprungen.

Wochenzusammenfassung als E-Mail: Kennzahlen zu offenen Angeboten und überfälligen Rechnungen, darunter die KI-Zusammenfassung in wenigen Sätzen

Das Problem

Der Chef ertrinkt in Listen statt Überblick zu haben

Offene Angebote und überfällige Rechnungen stehen verstreut in Lexware — aber niemand fasst sie regelmäßig zu einer klaren Antwort zusammen.

📄

Rohdaten statt Antwort

Lange Tabellen beantworten nicht die eine Frage: Was ist diese Woche wirklich wichtig?

🗓️

Keiner schaut regelmäßig

Ohne festen Termin geht der Überblick im Tagesgeschäft unter.

⏰

Dringendes wird spät bemerkt

Alte überfällige Rechnungen und heiße Angebote fallen erst spät auf.

Die Lösung

Einmal pro Woche: kurz, verständlich, aufs Handy

Montagmorgen holt der Workflow die offenen Vorgänge aus Lexware und lässt sie von einer KI zusammenfassen — Dringendes zuerst.

📥

Vorgänge automatisch geholt

Offene Angebote und überfällige Rechnungen kommen direkt aus Lexware — jede Woche zur festen Zeit.

🤖

KI fasst das Wichtige zusammen

Wenige Sätze, Dringendes zuerst — mit konkreten Namen und Beträgen statt endloser Tabelle.

📨

E-Mail und alle drei Messenger

Ein Lauf, vier Kanäle — E-Mail, Telegram, WhatsApp und Threema. Die Zusammenfassung liegt morgens auf jedem genutzten Weg bereit.

So sieht es aus

Die fertige Zusammenfassung

Die E-Mail an den Chef: zwei Kennzahl-Kacheln und darunter die KI-Zusammenfassung in wenigen Sätzen. Telegram, WhatsApp und Threema bekommen dieselbe Zusammenfassung als Klartext.

Wochenzusammenfassung als E-Mail mit Kennzahlen und KI-Text, alle Namen und Beträge sind Beispieldaten — Wochen-E-Mail an den Chef — Kennzahlen oben, KI-Zusammenfassung darunter. Dieselbe Zusammenfassung geht auch an Telegram, WhatsApp und Threema. Beispieldaten.

Alle Kundennamen und Beträge sind Beispieldaten. Die gezeigte Ansicht ist das reale HTML aus dem Node „Nachricht bauen".

Hauptfunktionen

Was der Workflow leistet

Alle Funktionen sind gebaut und einsatzbereit — der Report erreicht E-Mail und alle drei Messenger in einem Lauf.

🗓️

Wöchentlicher Zeitplan

Läuft automatisch jeden Montag um 07:00 — ein manueller Start für den Sofortlauf ist eingebaut.

Einsatzbereit

📥

Vorgänge aus Lexware

Offene Angebote (quotation/open) und überfällige Rechnungen (invoice/overdue), inklusive Paginierung.

Einsatzbereit

🤖

KI-Zusammenfassung

OpenAI-kompatibler Endpunkt — als Cloud-Dienst oder lokal (Ollama, LM Studio) betreibbar.

Einsatzbereit

📨

Vier Kanäle in einem Lauf

E-Mail (HTML-Report) direkt plus Telegram, WhatsApp und Threema über den Messenger-Baustein. Leeres Ziel wird übersprungen.

Einsatzbereit

🛡️

Wächter & Fallback

Bricht ein Abruf ab, wird das erkannt. Fällt die KI aus, sendet der Workflow die Rohdaten-Auflistung.

Einsatzbereit

🧩

Über die Bausteine

Lexware-Zugriff und Messenger-Versand laufen über gemeinsame Bausteine — saubere, wiederverwendbare Anbindung, Zugänge zentral.

Einsatzbereit

Typischer Ablauf

Vom Zeitplan bis zur Nachricht

Zeitplan startetMontag 07:00 — oder manuell für den Sofortlauf.
Vorgänge holenOffene Angebote und überfällige Rechnungen aus Lexware, seitenweise.
KI fasst zusammenWenige Sätze, Dringendes zuerst — mit Namen und Beträgen.
E-Mail + 3 MessengerZusammenfassung geht in einem Lauf an E-Mail, Telegram, WhatsApp und Threema.

Architektur

Nur tatsächlich vorhandene Bausteine

Zeitplan→ Vorgänge holen (Baustein)→ Sammeln & aufbereiten

KI-Zusammenfassung→ Nachricht bauen→ E-Mail+ Messenger-Baustein→ Telegram· WhatsApp· Threema

Jeder Lexware-Zugriff läuft über den gemeinsamen API-Baustein; Telegram, WhatsApp und Threema laufen über den zentralen Messenger-Baustein, in dem die Zugänge einmal hinterlegt sind. Die KI ist ein OpenAI-kompatibler Endpunkt — die URL wird in der Konfiguration gewählt, für lokale KI genügt eine lokale Adresse.

Datenschutz und Sicherheit

Bewusst eingeordnet

Verarbeitete Daten

Kundennamen, Belegnummern und Beträge zu offenen Angeboten und überfälligen Rechnungen.

Empfänger

Die eigene n8n-Instanz, der gewählte KI-Endpunkt, der eigene SMTP-Server und die Messenger-Dienste (Telegram, WhatsApp, Threema).

KI-Wahl liegt bei Ihnen

An den KI-Endpunkt gehen Kundennamen und Beträge. Wer nicht extern schicken will, betreibt die KI lokal (Ollama, LM Studio).

Grenzen der API

Kundenrückfragen kennt die Lexware-API nicht — der Report deckt Angebote und überfällige Rechnungen ab.

Ehrlich eingeordnet: Kundenrückfragen liefert die Lexware-API nicht — der Report deckt bewusst offene Angebote und überfällige Rechnungen ab. Alle Namen und Beträge in den Ansichten sind Beispieldaten.

Technik-Stack

Womit es gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Lexware Office API API-Baustein (Sub-Workflow) Messenger-Baustein (Sub-Workflow) OpenAI-kompatible KI SMTP Telegram · WhatsApp · Threema JavaScript (Code-Nodes)

Nutzen und Projektstatus

Was es bringt

Überblick ohne Aufwand

Das Wichtige der Woche in wenigen Sätzen, ohne selbst Listen zu durchsuchen.

Dringendes zuerst

Größte Beträge und längste Überfälligkeiten stehen oben — nachfassen wird leichter.

Auf jedem Kanal

E-Mail und alle drei Messenger in einem Lauf — der Chef liest es dort, wo er ohnehin ist.

KI Ihrer Wahl

Cloud-Dienst oder lokal — die Daten bleiben im Haus, wenn Sie es so wollen.

Status: Einsatzbereit — der Report erreicht E-Mail, Telegram, WhatsApp und Threema in einem Lauf. Belastbare Kennzahlen liegen nicht vor; alle Namen und Beträge in den Ansichten sind Beispielwerte.

FlowTrix

Prozess automatisieren?

Wir bauen solche Workflows passgenau auf Ihre Systeme.

Kontakt aufnehmen Weitere Projekte