FlowTrix · Lexware
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n8n · Lexware Office · Angebotsfreigabe

Angebotsfreigabe per Ja/Nein-Button

Große Angebote gehen erst raus, wenn der Chef zustimmt — per Klick, aus E-Mail, Telegram, WhatsApp oder Threema, ohne Lexware-Login.

n8n (selbst gehostet) Lexware Office API v1 E-Mail Telegram · WhatsApp · Threema
Wie es funktioniert Ansehen
Status: Getestet. Die Freigabe per E-Mail wurde gegen die echte Lexware-API getestet. Die Messenger-Kanäle sind vorbereitet, aber nicht gegen die Dienste getestet.
Freigabe-Anfrage per E-Mail mit den Buttons Freigeben und Ablehnen für ein großes Angebot

Das Problem

Große Angebote — freigegeben per Zuruf oder gar nicht

Ohne festen Schritt bleibt ein großes Angebot liegen — oder geht ungeprüft raus.

🕒

Kein fester Freigabeschritt

Für große Beträge müsste jemand zustimmen. In der Praxis passiert das per Zuruf, E-Mail oder gar nicht.

📵

Chef nicht am Platz

Der Entscheider ist unterwegs und hat keinen Lexware-Login zur Hand. Das Angebot wartet.

❓

Nichts dokumentiert

Wer wann freigegeben hat, ist später nicht nachvollziehbar.

Die Lösung

Ein Klick entscheidet — aus jedem Kanal

Die Anfrage geht gleichzeitig an alle Kanäle. Der Chef klickt Ja oder Nein — auch von unterwegs.

📡

Anfrage an alle Kanäle

Eine Freigabe-Anfrage geht gleichzeitig an E-Mail, Telegram, WhatsApp und Threema.

👆

Ja/Nein per Link

Der Chef klickt aus jedem Kanal. Eine Bestätigungsseite verhindert versehentliche Freigaben.

📄

PDF automatisch an Kunde

Nach der Freigabe holt der Workflow das Angebots-PDF und mailt es dem Kunden.

So sieht es aus

Von der Anfrage bis zum Versand

Freigabe-Anfrage, Bestätigungsseite und Ergebnis — mit gekennzeichneten Beispieldaten.

Bestätigungsseite mit der Frage, ob das Angebot freigegeben und an den Kunden gesendet werden soll
Bestätigungsseite — erst hier wird der Versand ausgelöst.
Ergebnisseite: Angebot freigegeben und an die Kunden-E-Mail versendet
Ergebnis — freigegeben und an den Kunden versendet.
Alle Namen, Nummern und Beträge sind Beispieldaten. Die Freigabe per E-Mail wurde gegen die echte Lexware-API getestet.

Hauptfunktionen

Was der Workflow leistet

Gegen die echte Lexware-API getestet — Freigabe per E-Mail.

🔎

Angebote finden

Pollt neue Angebote über einem Schwellenwert über die Lexware-API.

Getestet
📨

Anfrage an alle Kanäle

E-Mail mit Buttons, Telegram mit URL-Buttons, WhatsApp und Threema mit Links — in einem Lauf.

Getestet
🔗

Ja/Nein per Webhook

Ein Klick öffnet eine Bestätigungsseite; erst der Knopf dort löst aus. Links tragen einen Token.

Getestet
📄

PDF an den Kunden

Nach Freigabe: Angebots-PDF holen und per E-Mail an die Kunden-Adresse aus Lexware senden.

Getestet
↩️

Ablehnung an das Büro

Bei Nein geht eine Info ans Büro — nichts geht an den Kunden.

Getestet
🛑

Doppel-Schutz

Bereits angefragte Angebote werden gemerkt und nicht erneut angefragt.

Getestet

Typischer Ablauf

Von der Erstellung bis zum Kunden

  1. Angebot entstehtEin Angebot über dem Schwellenwert wird in Lexware erstellt.
  2. Anfrage geht rausGleichzeitig an alle Kanäle, mit Freigeben-/Ablehnen-Links.
  3. Chef klicktAus jedem Kanal — es öffnet sich eine Bestätigungsseite.
  4. Bei Ja: VersandPDF wird geholt und an die Kunden-E-Mail gesendet.
  5. Bei Nein: Info ans BüroNichts geht an den Kunden.

Architektur

Zwei Einstiegspunkte

Zeitplan→ Angebote finden→ Anfrage an alle Kanäle
Webhook (Ja/Nein)→ Bestätigungsseite→ PDF holen→ E-Mail an Kunde
Der API-Baustein kapselt Zugangsdaten, Rate-Limit und Wiederholungen an einer Stelle. Der Versand an den Kunden erfolgt nur nach Freigabe.

Datenschutz und Sicherheit

Nur nach Freigabe, nur mit Token

Verarbeitete Daten

Kundenname, Angebotsnummer, Betrag, Kunden-E-Mail und das Angebots-PDF. Ggf. personenbezogene Daten.

Freigabe erforderlich

Der Versand an den Kunden erfolgt nur nach Klick und Bestätigungsseite — nie automatisch.

Token-Schutz

Die Ja/Nein-Links tragen einen Token, den der Webhook prüft.

Offener Punkt

Wer den Link samt Token hat, kann bestätigen. Der Webhook sollte zusätzlich abgesichert werden (Basic Auth / Reverse-Proxy).

Ehrlich eingeordnet: Lexware hat keinen „Angebot senden"-Endpunkt — der Workflow holt das PDF und mailt es selbst. Die Freigabe per E-Mail ist gegen die echte API getestet; die Messenger-Kanäle sind vorbereitet.

Technik-Stack

Womit es gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Lexware Office Public API v1 /voucherlist · /quotations · /contacts n8n-Webhook JavaScript (Code-Nodes) SMTP Telegram · WhatsApp · Threema

Nutzen und Projektstatus

Was es bringt

Kontrolle vor dem Versand

Große Angebote gehen erst nach ausdrücklicher Freigabe raus.

Entscheidung von unterwegs

Ja/Nein per Klick, aus jedem Kanal, ohne Lexware-Login.

Weniger Handarbeit

Nach der Freigabe erstellt und versendet der Workflow die Kunden-Mail selbst.

Bessere Nachvollziehbarkeit

Freigabe und Ablehnung sind ein klarer, dokumentierbarer Schritt.

Status: Getestet gegen die echte Lexware-API (Freigabe per E-Mail). Messenger-Kanäle vorbereitet, aber nicht gegen die Dienste getestet. Belastbare Kennzahlen liegen nicht vor; alle Zahlen in den Ansichten sind Beispielwerte.

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