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n8n · Lexware Office · Monatsreport

Monatsreport an die Geschäftsführung

Die Zahlen aus Lexware kommen einmal im Monat von selbst — als drei zugeschnittene Berichte für Geschäftsführung, Vertrieb und CEO. Niemand muss ins Dashboard schauen.

n8n (selbst gehostet) Lexware Office API v1 E-Mail Telegram · WhatsApp · Threema

Wie es funktioniert Bericht ansehen

Monatsreport für die Geschäftsführung mit Umsatz, offenen und überfälligen Forderungen sowie den Top-Firmen nach Umsatz

Das Problem

Die Zahlen liegen in Lexware — nur schaut niemand hinein

Umsatz, Kunden und offene Posten stehen im Dashboard. Wer sie sehen will, muss sich einloggen und zusammensuchen.

📊

Alles im Dashboard

Der Überblick steht nur in Lexware — dort, wo im Alltag niemand systematisch nachschaut.

✍️

Von Hand zusammengesucht

Wer Zahlen braucht, stellt sie mühsam selbst zusammen. Das passiert selten und unregelmäßig.

📞

Vertrieb ohne Liste

Welche Kunden zuletzt wenig gekauft haben, sieht der Vertrieb nicht auf einen Blick.

Die Lösung

Einmal im Monat kommt der Bericht von selbst

Ein n8n-Workflow holt die Kennzahlen aus Lexware und verschickt sie zugeschnitten — ohne dass jemand nachschauen muss.

🧮

Kennzahlen automatisch

Umsatz, Rechnungen, überfällige Forderungen und Umsatz je Firma — direkt aus der Lexware-API.

📨

Drei Berichte

Voller Report für die Geschäftsführung, Anrufliste für den Vertrieb, Kurzüberblick für den CEO.

📡

Alle Kanäle

E-Mail plus Telegram, WhatsApp und Threema — in einem Lauf, parallel.

So sieht das Ergebnis aus

Drei Berichte aus einem Lauf

Dieselben Daten, drei Zuschnitte. Echte Ausgabe des Bericht-Generators mit gekennzeichneten Beispieldaten.

Vertriebs-Report mit den Firmen unter der Umsatzschwelle als Anrufliste — Vertriebs-Report — Firmen unter 500 € Umsatz zum Nachfassen.

CEO-Kurzüberblick mit Umsatz und Top-Firmen nach Umsatz — CEO-Kurzüberblick — nur die guten Zahlen: Umsatz und Top-Firmen.

Alle Namen, Rechnungsnummern und Beträge in den Ansichten sind Beispieldaten. Echte Läufe enthielten reale Kundennamen und wurden bewusst nicht abgebildet.

Hauptfunktionen

Was der Workflow leistet

📥

Kennzahlen-Abruf

Rechnungen des Berichtsmonats und alle überfälligen Forderungen über die Lexware-API, inklusive Paginierung.

Fertig

🏆

Top- & Flop-Firmen

Umsatz je Firma: die stärksten Kunden und die unter einer einstellbaren Umsatzschwelle.

Fertig

✉️

Drei Empfänger

Voller Report, Vertriebs-Anrufliste und CEO-Kurzüberblick — je eigener Empfänger.

Fertig

📡

Vier Kanäle parallel

E-Mail aktiv; Telegram, WhatsApp und Threema verdrahtet und laufen mit, sobald ein Ziel gesetzt ist.

Messenger vorbereitet

🛑

Abbruch-Wächter

Schlägt eine API-Abfrage fehl, bricht der Lauf sichtbar ab — statt einen falschen Nullbericht zu schicken.

Fertig

🧾

Protokoll

Am Ende jedes Laufs steht lesbar, welcher Kanal und Empfänger angesteuert oder übersprungen wurde.

Fertig

Typischer Ablauf

So läuft ein Monat

Zeitplan startetAm 1. des Monats um 07:00 — dann ist der Vormonat abgeschlossen.
Kennzahlen werden gerechnetUmsatz, Rechnungen, bezahlt, offen, überfällig, Umsatz je Firma.
Drei Berichte entstehenVoller Report, Vertriebsliste und CEO-Kurzüberblick aus denselben Daten.
Versand über alle KanäleAn die konfigurierten Empfänger und Kanäle in einem Lauf.
Protokoll hält fest, was passiert istJe Kanal/Empfänger: angesteuert oder übersprungen.

Architektur

Nur tatsächlich vorhandene Bausteine

Zeitplan→ n8n-Workflow A07→ API-Baustein→ Lexware /voucherlist

Bericht bauen→ E-Mail (Chef / Vertrieb / CEO)→ Telegram · WhatsApp · Threema→ Protokoll

Der API-Baustein kapselt Zugangsdaten, das Rate-Limit und Wiederholungen an einer Stelle. Der A07-Workflow kennt nur diesen generischen Baustein — nicht die Zugangsdaten selbst.

Datenschutz und Sicherheit

Nur lesend, nur intern

Verarbeitete Daten

Geschäftsdaten: Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit. Bei Einzelunternehmern und Privatkunden können personenbezogene Daten enthalten sein.

Empfänger

Die eigene n8n-Instanz, Lexware Office und der eigene SMTP-Server bzw. die konfigurierten Messenger. Keine weiteren Dritten.

Nur lesend

Kein Schreibzugriff auf Lexware: keine Mahnung, kein Beleg, keine Kundennachricht. Die Berichte gehen nur an interne Adressen.

Zugangsdaten

Liegen ausschließlich im n8n-Credential-Store — nie im Workflow oder in dieser Dokumentation.

Ehrlich eingeordnet: Die Lexware-API liefert keine Mahnungsliste und kein Mahnstufen-Feld. Statt „Mahnungen" zeigt der Report die überfälligen Forderungen. Gemahnt wird weiterhin in Lexware.

Technik-Stack

Womit es gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Lexware Office Public API v1 GET /voucherlist JavaScript (Code-Nodes) SMTP Telegram Bot API WhatsApp Business API Threema Gateway

Nutzen und Projektstatus

Was es bringt

Weniger manuelle Arbeit

Kein Einloggen, kein Zusammensuchen. Der Überblick kommt von selbst.

Zugeschnitten je Rolle

Geschäftsführung, Vertrieb und CEO bekommen genau die Sicht, die sie brauchen.

Bessere Nachvollziehbarkeit

Ein Protokoll je Lauf zeigt, was an wen ging.

Kein Risiko für Kunden

Der Workflow liest nur — er mahnt nicht und löst nichts aus.

Status: E-Mail-Weg gegen die echte Lexware-API getestet (Juni-Report zugestellt). Messenger-Kanäle vorbereitet, aber nicht gegen die Dienste getestet. Belastbare Kennzahlen liegen nicht vor; alle Zahlen in den Ansichten sind Beispielwerte.

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