FlowTrix · Webformular

FlowTrix Showcase · n8n-Automatisierung

Anfrage abgeschickt.
Angebot liegt bereit.

Eine Anfrage über das Kontaktformular wird direkt zum Vorgang in Lexware Office: Der Kunde wird angelegt oder als Bestandskunde erkannt, ein Angebotsentwurf entsteht, und das Büro bekommt eine E-Mail mit allen Daten. Niemand tippt mehr ab.

n8n Webhook Lexware Office API E-Mail
Projekt anfragen Funktionen ansehen
Titelgrafik: Aus einer Formular-Eingabe entstehen Kontakt und Angebotsentwurf in Lexware Office (Beispieldaten)

Ausgangslage

Das Problem

Anfragen über die Webseite landen als E-Mail im Postfach. Die Daten stehen strukturiert in der Nachricht — und werden trotzdem von Hand ins System übertragen.

Verzögerte Antwort

Der Interessent wartet, bis jemand im Büro Zeit hat. Bis zum Angebot vergehen oft Tage.

Doppelte Tipparbeit

Name, Adresse und Telefon stehen bereits in der Mail — und werden neu eingetippt.

Anfragen versanden

Was im Sammelpostfach untergeht, wird nie zum Angebot. Niemand merkt es.

Der neue Ablauf

Die Lösung

Das Formular schickt die Anfrage direkt an einen n8n-Webhook. Der Workflow prüft die Angaben, gleicht sie mit dem Kundenstamm ab und legt den Vorgang an — in dem Moment, in dem abgeschickt wird.

Grafik „Das Problem“: Anfragen liegen unbearbeitet im Postfach, Kontaktdaten werden abgetippt, das Angebot fehlt noch Grafik „Die Lösung“: Kontaktformular, n8n-Webhook, Kontakt und Angebotsentwurf in Lexware Office, interne Mail

Produktansicht

Eingabe und Ergebnis

Kontaktformular mit Feldern für Name, Firma, E-Mail, Telefon, Anschrift, Leistungsauswahl, Menge und Nachricht
Testformular des Projekts — Leistungsauswahl und Menge steuern die Angebotsposition. Beispieldaten.
  • Strukturierte Eingabe statt Freitext: Die Felder kommen bereits sortiert an — es braucht keinen Textparser und keine KI.
  • Leistungsauswahl: Wählt der Interessent eine Leistung, holt der Workflow den passenden Artikel aus Lexware und setzt ihn mit Preis als Position ein. (gebaut, noch in Erprobung)
  • Pflichtfelder werden geprüft, bevor irgendetwas geschrieben wird — fehlt die E-Mail-Adresse, wird die Anfrage abgelehnt und begründet.
  • Kein Lexware-Login nötig: Weder für den Interessenten noch für das Büro beim Eingang.
Interne E-Mail: Betreff mit Kundenname, im Text Kundendaten, Kennzeichnung als Bestandskunde mit Kundennummer, Leistung und Nachricht
Interne Benachrichtigung — Original-Textausgabe des Workflows mit anonymisierten Beispieldaten.
  • Alles Wichtige im Betreff: Name des Kunden und Hinweis, dass der Entwurf bereitliegt.
  • Neu- oder Bestandskunde steht direkt dabei, inklusive Kundennummer — das Ergebnis des Dublettenchecks.
  • Die Nachricht des Interessenten ist vollständig enthalten; niemand muss ins Postfach zurückwechseln.
  • Im Fehlerfall kommt dieselbe Mail mit Fehlergrund und allen Daten zum manuellen Nachtragen.

Hauptfunktionen

Das kann der Workflow

Anfrage annehmen

Nimmt POST-Anfragen entgegen, als JSON oder Formular-Daten. Erkennt die Felder in verschiedenen Schreibweisen.

Fertig · getestet

Dublettencheck

Sucht die E-Mail-Adresse im Kundenstamm und vergleicht exakt. Bekannte Adressen werden dem Bestandskunden zugeordnet.

Fertig · getestet

Kontakt anlegen

Firmenkontakt mit Ansprechpartner, wenn eine Firma angegeben ist — sonst Personenkontakt mit Anschrift und Telefon.

Fertig · getestet

Angebotsentwurf

Erstellt ein Angebot im Status Entwurf, 14 Tage gültig, mit der Anfrage in der Einleitung. Verschickt wird nichts automatisch.

Fertig · getestet

Echte Position aus dem Artikelstamm

Bei gewählter Leistung wird der Artikel aus Lexware geholt und mit Titel, Einheit und Preis eingesetzt.

In Erprobung

Nichts geht verloren

Jeder Fehler erzeugt eine Mail mit allen Formulardaten. Der Besucher der Webseite sieht trotzdem eine normale Bestätigung.

Fertig · getestet

Typischer Ablauf

So funktioniert es

Formular absenden

Der Interessent füllt das Kontaktformular aus. Die Seite schickt die Felder per POST an den n8n-Webhook.

Prüfen und zuordnen

Der Workflow prüft E-Mail-Adresse und Namen, sucht die Adresse im Kundenstamm und entscheidet: Bestandskunde verwenden oder Kontakt anlegen.

Angebotsentwurf erstellen

Das Angebot entsteht als Entwurf beim zugeordneten Kunden — mit der Anfrage in der Einleitung und, sofern eine Leistung gewählt wurde, mit echter Position.

Büro informieren

Die interne E-Mail nennt Kunde, Kontaktdaten, Leistung und Nachricht. Das Büro prüft den Entwurf in Lexware und schickt ihn raus.

Anwendungsbeispiel

Anfrage am Sonntagabend

Um 21 Uhr füllt eine Interessentin das Kontaktformular aus und wählt „Fernwartung, 3 Stunden". Der Workflow erkennt ihre E-Mail-Adresse als bereits bekannt und ordnet die Anfrage dem Bestandskunden zu — es entsteht kein zweiter Kontakt. Das Angebot wird als Entwurf angelegt, mit der Fernwartungs-Position aus dem Artikelstamm und ihrer Nachricht in der Einleitung. Am Montagmorgen liegt die interne Mail im Postfach, der Entwurf wartet in Lexware. Das Büro prüft die Position, ergänzt bei Bedarf und schickt das Angebot raus — wenige Minuten statt eines halben Vormittags. (Ablauf beispielhaft beschrieben; Funktionsweise wie getestet, Leistungsauswahl noch in Erprobung.)

Architektur

Aufbau des Systems

Eingang
Kontaktformular der Webseite → n8n-Webhook (POST) Nimmt JSON und Formular-Daten an. Antwortet über eigene Respond-Nodes — die Webseite bekommt eine definierte Rückmeldung.
Verarbeitung
n8n-Workflow „Webformular → Kunde + Angebot“ (26 Nodes) Feldmapping, Pflichtprüfung, Dublettencheck mit exaktem Abgleich, Kontakt- und Angebots-Body, Fehlerpfad.
API-Zugriff
Wiederverwendbarer API-Baustein (Sub-Workflow) Kapselt Auth, Base-URL, Rate-Limit (2 Anfragen/Sekunde) und automatische Wiederholung bei HTTP 429 an genau einer Stelle.
Ziel
Lexware Office Public API v1 /contacts suchen und anlegen · /articles für die Angebotsposition · /quotations als Entwurf. Nichts wird automatisch versendet.
Ausgabe
Interne E-Mail (SMTP) · HTTP-Antwort an die Webseite Erfolgs- oder Fehlermeldung ans Büro; die Webseite erhält eine Bestätigung, auch wenn intern etwas schiefging.

Datenschutz & Sicherheit

Was verarbeitet wird

  • Personenbezogene Daten: Name, E-Mail, Telefon, Anschrift und Nachricht der anfragenden Person — erforderlich für die Angebotserstellung.
  • Empfänger: die eigene n8n-Instanz, Lexware Office und der eigene SMTP-Server. Keine weiteren Dritten.
  • Zugangsdaten getrennt: API-Schlüssel und Passwörter liegen ausschließlich im n8n-Credential-Store, nie in Workflow-Dateien.
  • Prüfen vor Schreiben: Pflichtfelder werden validiert; schlägt die Kontaktsuche fehl, wird kein Kontakt angelegt.
  • Kein automatischer Versand: Das Angebot bleibt Entwurf — nichts geht ohne menschliche Freigabe an den Kunden.
  • Offener Punkt: Der Webhook ist noch ohne Authentifizierung. Vor der Veröffentlichung ist ein Token oder Basic Auth zu ergänzen — im Projektstatus als geplant vermerkt.

Technik-Stack

Womit das gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Webhook (POST) Lexware Office Public API v1 JavaScript (Code-Nodes) SMTP HTML-Testformular

Nutzen & Ergebnis

Was der Betrieb davon hat

Schnellere Reaktion

Der Vorgang entsteht beim Absenden — nicht dann, wenn jemand im Büro dazu kommt.

Weniger manuelle Arbeit

Kontaktdaten werden nicht mehr abgetippt. Sie stehen strukturiert im Formular und landen direkt in Lexware.

Saubere Stammdaten

Der Dublettencheck verhindert, dass Bestandskunden ein zweites Mal angelegt werden.

Keine verlorenen Anfragen

Jede Anfrage wird zum Beleg in Lexware und zur Mail ans Büro — auch wenn technisch etwas schiefgeht.

Projektstatus

Stand der Umsetzung

StatusUmfang
Fertig Webhook, Feldmapping, Pflichtprüfung, Dublettencheck, Kontakt anlegen, Angebotsentwurf, interne E-Mail und Fehlerpfad — End-to-End gegen die echte Lexware-API getestet, inklusive korrekt erkanntem Bestandskunden.
In Erprobung Leistungsauswahl mit echtem Artikel aus dem Lexware-Artikelstamm: Logik gebaut und validiert, Lauf gegen die echte API steht noch aus.
Geplant Anbindung an die öffentliche Webseite (setzt eine über HTTPS erreichbare n8n-Instanz voraus), Absicherung des Webhooks mit Token oder Basic Auth, Spam-Schutz im Formular.

Nächster Schritt

Anfragen im eigenen Betrieb automatisch verarbeiten?

FlowTrix verbindet Webseite, Warenwirtschaft und Postfach — damit aus einer Anfrage sofort ein Vorgang wird.

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