FlowTrix · Artikel-Sync

FlowTrix Showcase · n8n-Automatisierung

Preisliste rein.
Lexware Office bleibt aktuell.

Ein n8n-Workflow gleicht eine extern gepflegte Preisliste automatisch mit dem Artikelstamm in Lexware Office ab. Neue Artikel werden angelegt, geänderte aktualisiert — und es wird nie gelöscht. Nach jedem Lauf kommt ein Bericht per E-Mail.

n8n Lexware Office API WebDAV · Nextcloud · Sheets E-Mail-Bericht
Projekt anfragen Funktionen ansehen
Titelgrafik: Artikel- und Preislisten-Sync mit einem Beispiel des E-Mail-Berichts (Beispielwerte)

Ausgangslage

Das Problem

Lexware Office kann Artikel per CSV importieren — aber keinen laufenden Abgleich mit einer externen Quelle. Preisänderungen mussten doppelt gepflegt werden.

Doppelte Pflege

Jede Preisänderung wird zweimal eingetragen: in der eigenen Tabelle und von Hand in Lexware Office.

Tippfehler

Beim Abtippen entstehen Fehler — veraltete oder falsche Preise landen auf Angeboten und Rechnungen.

Keine Rückmeldung

Niemand weiß, was wirklich übernommen wurde. Rückfragen und Unsicherheit statt Nachvollziehbarkeit.

Der neue Ablauf

Die Lösung

Die Preisliste bleibt, wo sie ist. Der Workflow holt sie ab, prüft jede Zeile und gleicht sie mit dem Artikelstamm ab — nach festen, sicheren Regeln.

Grafik „Das Problem“: Preisliste und Lexware-Artikelstamm laufen auseinander, Übertragung von Hand Grafik „Die Lösung“: Eine Quelle, n8n-Artikel-Sync, aktueller Artikelstamm in Lexware Office, E-Mail-Bericht

Produktansicht

Der Bericht nach jedem Lauf

E-Mail-Bericht des Artikel-Syncs: Kennzahlen-Kacheln für geprüfte, neue, geänderte und fehlerhafte Zeilen, darunter Detailtabellen je Kategorie
Original-Ausgabe des Bericht-Generators — mit gekennzeichneten Beispieldaten erzeugt.
  • Kennzahlen auf einen Blick: geprüft, neu angelegt, aktualisiert, Fehler.
  • Jede Zeile nachvollziehbar: Detailtabellen je Kategorie — bei geänderten Artikeln stehen die betroffenen Felder dabei.
  • Abgelehnte Zeilen mit Begründung: etwa „Steuersatz muss 0, 7 oder 19 sein“ — nichts verschwindet stillschweigend.
  • Simulationsläufe klar markiert: im dryRun-Modus trägt der Bericht den Hinweis „Simulation — nichts geschrieben“.

Hauptfunktionen

Das kann der Sync

Automatischer Abgleich

Zeitgesteuert oder manuell: neue Artikel anlegen, geänderte aktualisieren. Leere Zellen ändern nichts, gelöscht wird nie.

Fertig · getestet

Mehrere Quellen

HiDrive (WebDAV) ist im Einsatz. Nextcloud und ein Webformular für Einzelartikel sind gebaut; Google Sheets braucht eine HTTPS-Instanz.

HiDrive fertig Weitere in Erprobung

Prüfung jeder Zeile

Pflichtfelder, Steuersatz (0/7/19), GTIN-Format, Dubletten. Ungültige Zeilen werden abgelehnt und im Bericht begründet.

Fertig · getestet

Simulationsmodus

dryRun führt den kompletten Lauf ohne einen einzigen Schreibzugriff aus — der Bericht zeigt, was passiert wäre.

Fertig · getestet

E-Mail-Bericht

Dashboard-artiger HTML-Bericht nach jedem Lauf: Kennzahlen, Detailtabellen, Begründungen. Betreff mit Ergebnis-Zusammenfassung.

Fertig · getestet

Excel-Vorlage

Drei Blätter: Preisliste mit geführten Dropdowns, Anleitung, erweiterbare Auswahllisten. Schützt vor den typischen Eingabefehlern.

Fertig

Typischer Ablauf

So funktioniert es

Preisliste pflegen

Das Büro bearbeitet die Excel-Vorlage und legt sie in den Cloud-Ordner — oder trägt einen Einzelartikel ins Webformular ein. Kein Lexware-Zugang nötig.

Workflow läuft

Zeitgesteuert (z. B. nachts) oder manuell. Die Datei wird geladen, jede Zeile normalisiert und validiert. Bei kaputter Quelle bricht der Lauf sichtbar ab, statt still Fehler zu produzieren.

Abgleich mit Lexware

Der Bestand wird über die Lexware-API geladen. Neue Artikel werden angelegt, geänderte aktualisiert — vor jedem Update wird der Artikel frisch gelesen, damit keine Felder verloren gehen.

Bericht kommt an

Die E-Mail zeigt, was passiert ist: neu, geändert, unverändert, abgelehnt — mit Begründung je Zeile.

Anwendungsbeispiel

Preiserhöhung zum Monatswechsel

Ein Betrieb passt 15 Stundensätze und Materialpreise in seiner Preisliste an und legt die Datei wie immer in den HiDrive-Ordner. In der Nacht läuft der Sync: Er erkennt die 15 Änderungen, liest jeden betroffenen Artikel frisch aus Lexware, schreibt die neuen Preise und lässt alle übrigen Artikel unangetastet. Am Morgen steht im Bericht, welche Artikel geändert wurden und welche Felder betroffen waren. Eine Zeile mit vertipptem Steuersatz wurde abgelehnt — sie steht mit Begründung im Bericht und kann korrigiert werden. (Ablauf beispielhaft beschrieben; Funktionsweise wie getestet.)

Architektur

Aufbau des Systems

Quellen
HiDrive · Nextcloud · Google Sheets · Webformular Excel/CSV-Datei oder Formulareingabe. Die Quelle wird zentral in einem Config-Node gewählt.
Verarbeitung
n8n-Workflow „Artikel-Sync“ (53 Nodes) Parsen, Spalten tolerant zuordnen, validieren, Abfrageplan wählen (gezielter Lookup oder paginiertes Laden), zweistufiger Abgleich, Bericht erzeugen.
API-Zugriff
Wiederverwendbarer API-Baustein (Sub-Workflow) Kapselt Auth, Base-URL, Rate-Limit (2 Anfragen/Sekunde) und automatische Wiederholung bei HTTP 429. Fachlogik und Verbindung sind strikt getrennt.
Ziel
Lexware Office Public API (v1) Endpunkte /articles: lesen, anlegen, aktualisieren mit Versionsprüfung (Optimistic Locking). Kein Löschen.
Ausgabe
E-Mail-Bericht (SMTP) · Formular-Antwortseite HTML-Dashboard-Bericht an ein internes Postfach; bei Formulareingaben zusätzlich direkte Antwort im Browser.

Datenschutz & Sicherheit

Sichere Verarbeitung

  • Nur Artikeldaten: verarbeitet werden Artikelnummern, Bezeichnungen und Preise — keine personenbezogenen Daten in den Nutzdaten.
  • Zugangsdaten im Credential-Store: API-Schlüssel und Passwörter liegen ausschließlich im n8n-Credential-Speicher, nie in Workflow-Dateien.
  • Konstruktiv kein Löschen: der Workflow enthält keinen einzigen Lösch-Aufruf gegen die Lexware-API.
  • Simulations-Standard: bei der Einrichtung ist der dryRun-Modus aktiv — erst nach geprüftem Bericht wird scharf geschaltet.
  • Abbruch-Wächter: leere oder falsche Quelldateien führen zu einem sichtbaren Abbruch statt zu stillen Fehlbuchungen.
  • Selbst gehostet: n8n läuft auf eigener Infrastruktur; externe Verbindungen nur zur gewählten Dateiquelle, zur Lexware-API und zum eigenen SMTP-Server.

Technik-Stack

Womit das gebaut ist

n8n (selbst gehostet) Lexware Office Public API v1 JavaScript (Code-Nodes) WebDAV / HiDrive Nextcloud Google Sheets API SMTP (E-Mail-Bericht) Excel-Vorlage (openpyxl)

Nutzen & Ergebnis

Was der Betrieb davon hat

Weniger manuelle Arbeit

Preise werden nur noch an einer Stelle gepflegt — das doppelte Eintragen in Lexware entfällt.

Konsistente Daten

Der Artikelstamm folgt der Preisliste. Cent-genauer Vergleich verhindert Schein-Änderungen und sinnlose Schreibzugriffe.

Nachvollziehbarkeit

Jeder Lauf hinterlässt einen Bericht: was neu ist, was geändert wurde, was abgelehnt wurde — und warum.

Geringes Risiko

Nie löschen, Simulationsmodus, Validierung vor jedem Schreiben, sichtbarer Abbruch bei kaputter Quelle.

Projektstatus

Stand der Umsetzung

StatusUmfang
Fertig Sync über HiDrive End-to-End gegen die echte Lexware-API getestet (Anlegen, Aktualisieren, Wiederholungslauf ohne Änderungen), Simulationsmodus, E-Mail-Bericht, Excel-Vorlage, API-Baustein.
In Erprobung Nextcloud-Quelle und Webformular sind gebaut, aber noch nicht durchgetestet. Google Sheets erfordert eine über HTTPS erreichbare n8n-Instanz.
Geplant Zugriffsschutz (Basic Auth) für das Webformular, Fehler-Benachrichtigung bei hartem Abbruch, Quellpfad-Steuerung vollständig über die zentrale Konfiguration.

Nächster Schritt

Ähnlichen Ablauf im eigenen Betrieb automatisieren?

FlowTrix baut Automatisierungen zwischen den Systemen, die schon da sind — von der Preisliste bis zur Buchhaltung.

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