FlowTrix

FlowTrix Showcase · Fallstudie

ArchivWächter.
Das Mail-Archiv, das sich selbst prüft. PRÜFEN · MELDEN · RUHE

Eine self-hosted Automatisierung, die ein MailStore-E-Mail-Archiv jede Nacht über die Administration API auf Integrität prüft — und sich nur meldet, wenn wirklich etwas nicht stimmt. Gebaut mit n8n auf Proxmox, ganz ohne Cloud-Dritte.

Automatisierung · n8n MailStore Administration API Self-hosted · Proxmox E-Mail-Alarm · SMTP
2
n8n-Workflows
1
Baustein · wiederverwendbar
02:00
Nächtlicher Lauf
0
Cloud-Dienste
Grafik „Das Problem“: Das Archiv wird nicht laufend geprüft, Admin-Arbeit ist manuell, Fehler fallen erst spät auf.

Die Ausgangslage

Revisionssicher aufbewahrt — aber prüft jemand, ob es noch intakt ist?

Ein MailStore-Archiv läuft im Hintergrund zuverlässig. Doch ob die Stores technisch noch fehlerfrei sind, kontrolliert im Alltag niemand. Das rächt sich meist im ungünstigsten Moment.

Keine laufende Prüfung. Die Integrität der Archiv-Stores wird nicht automatisch überwacht.

Manuelle Admin-Arbeit. Konsistenz-Checks laufen von Hand und gehen im Tagesgeschäft unter.

Fehler fallen spät auf. Datenkorruption zeigt sich oft erst beim Restore — dann ist es zu spät.

Grafik „Die Lösung“: nächtlicher Auto-Check, geduldiges Poll-Verfahren, E-Mail-Alarm nur im Fehlerfall.

Die Lösung

Ein Workflow, der jede Nacht selbst nachschaut.

ArchivWächter listet automatisch alle Stores, prüft jeden einzelnen über die MailStore Administration API und begleitet die lange Prüfung geduldig bis zum Ergebnis — geordnet, wiederholbar und nachvollziehbar.

Nächtlicher Auto-Check. Um 02:00 prüft der Workflow jeden Archiv-Store — inklusive Volltext-Index.

Geduldiges Poll-Verfahren. Lang laufende Prüfungen werden über Token bis zum Ergebnis begleitet.

Alarm nur im Fehlerfall. Bei Korruption sofort eine E-Mail — läuft alles sauber, bleibt es still.

Produktansicht

Kein Klick nötig: der Ablauf lebt im n8n-Workflow.

Das „Interface“ von ArchivWächter ist der Workflow selbst — und die eine E-Mail, die im Ernstfall im Postfach der IT landet. Beides läuft ohne manuelles Zutun.

n8n · Workflow „Nächtlicher Store-Health-Check“
Poll bis fertig 02:00Zeitplan GetStoresStores holen Splitje Store VerifyStoreInvoke+Poll Auswertenok / Fehler? E-MailSMTP

Der wiederverwendbare Baustein „Invoke + Poll“ kapselt Aufruf und Warten — jede weitere Automatisierung nutzt ihn erneut.

⚠︎ [MailStore] 1 Store mit Fehler beim VerifyStore An: it@ihr-unternehmen.de · 02:07 Uhr
Nächtlicher Store-Health-Check

Geprüfte Stores: 4
Fehlerhaft: 1

Store „Archiv_2024_Q3“: FEHLER
Store „Archiv_2024_Q4“: OK
Store „Archiv_2025_Q1“: OK
Store „Archiv_2025_Q2“: OK

— läuft alles sauber, kommt keine Mail —

Beispielhafte Darstellung · Store-Namen und Zahlen sind Platzhalter.

Die Funktionen

Ein Baustein. Ein Wächter. Beliebig erweiterbar.

Jede Funktion ist bewusst schlank gehalten — und baut auf demselben, gründlich getesteten Fundament auf.

Wiederverwendbarer API-Baustein

Ein generischer Aufruf gegen die Administration API inklusive asynchronem Token-Polling — die Grundlage für alle weiteren Automatisierungen.

Invoke + Poll

Nächtlicher Health-Check

Listet alle Stores und prüft jeden per VerifyStore auf Konsistenz — inklusive Volltext-Index, ohne dass jemand daran denken muss.

GetStores · VerifyStore

Gezielter E-Mail-Alarm

Meldet sich per SMTP nur, wenn ein Store nicht sauber durchläuft. Kein Rauschen, keine Fehlalarme im grünen Betrieb.

SMTP · nur bei Fehler

Vollständig self-hosted

n8n läuft auf einer Proxmox-VM, MailStore im eigenen Netz. Keine Daten verlassen das Haus, keine Abhängigkeit von Cloud-Diensten.

Proxmox · lokal

Sichere API-Anbindung

Basic Auth über TLS mit einem dedizierten, gering berechtigten Admin-Konto. Zugangsdaten liegen im n8n-Credential-Store, nicht im Workflow.

Basic Auth · TLS

Baukasten für mehr

Derselbe Baustein trägt weitere Aufgaben: Lizenz-Monitoring, Kapazitäts-Reports, Nutzer-Provisioning und mehr — als Ausbaustufen.

Roadmap

So funktioniert der Prozess

Von der Uhrzeit bis zur Ruhe — in fünf Schritten.

01 · EINGABE

Zeitplan

Nächtlich um 02:00 startet der Workflow automatisch.

02 · ABRUF

Stores holen

GetStores liefert alle Archiv-Stores als Liste.

03 · PRÜFUNG

VerifyStore

Jeder Store wird geprüft, der Poll-Loop wartet aufs Ergebnis.

04 · ERGEBNIS

Auswerten

ok oder Fehler — der Status jedes Stores wird zusammengefasst.

05 · ABLAGE

Melden

Nur bei Fehler eine E-Mail an die IT. Sonst Ruhe.

Ein typischer Fall

Eine defekte Store-Datei — bemerkt, bevor es weh tut.

02:00
Der Zeitplan startet den Health-Check. Niemand ist im Büro.
02:01
GetStores liefert vier Archiv-Stores. Der Workflow prüft sie der Reihe nach.
02:05
Bei Store „Archiv_2024_Q3“ meldet VerifyStore eine Inkonsistenz im Index.
02:07
Der Workflow verschickt eine E-Mail an die IT mit dem betroffenen Store.
08:30
Die IT sieht die Meldung beim ersten Kaffee — und kann den Index gezielt neu aufbauen, lange bevor ein Restore nötig wird.

Beispielszenario zur Veranschaulichung.

Architektur

Drei Komponenten, ein eigenes Netz.

n8n steuert, die MailStore Administration API führt aus, der Mailserver benachrichtigt. Alles self-hosted — keine Übertragung an Dritte.

AUTOMATISIERUNG n8n 2 Workflows · Baustein + Check Proxmox-VM · self-hosted ARCHIV MailStore Server Administration API :8463 Stores · VerifyStore MELDUNG Mailserver SMTP · Alarm im Fehlerfall E-Mail an die IT Sicherer Aufruf POST /api/invoke & /api/get-status · form-urlencoded · HTTP Basic Auth über TLS API-Call bei Fehler
Ein BausteinAufruf plus Async-Polling stecken in einem wiederverwendbaren Sub-Workflow — einmal gebaut, überall genutzt.
Eigenes Netzn8n und MailStore laufen lokal. Es werden keine Archiv-Inhalte an Cloud-Dienste übertragen.
Wenig AbhängigkeitenStandard-HTTP gegen eine dokumentierte API und ein SMTP-Server — robust und wartungsarm.

Datenschutz & Sicherheit

Im eigenen Haus, mit den nötigsten Rechten.

Self-hosted, keine Cloud-Dritten

n8n und MailStore laufen im eigenen Netz. Archiv-Inhalte werden nicht an externe Dienste übertragen.

Dediziertes least-privilege Konto

Der Zugriff läuft über ein eigenes, gering berechtigtes API-Konto — nicht über den Haupt-Administrator.

Zugangsdaten getrennt vom Workflow

Basic Auth über TLS; die Credentials liegen im n8n-Credential-Store und nicht im Klartext im Ablauf.

Robuster Poll-Loop

Ein Sicherheitslimit im Polling verhindert Endlosschleifen, falls eine Prüfung nicht sauber endet.

Nachweis-Charakter

Weil jeder Lauf protokolliert, dass die Stores geprüft wurden, entsteht nebenbei ein nachvollziehbarer Beleg über die laufende Integritäts-Überwachung — hilfreich für interne Audits im Rahmen von GoBD/DSGVO-Aufbewahrung.

Hinweis: technische Maßnahme, keine rechtliche Garantie und keine Aussage „vollständig DSGVO-konform“.

Technik-Stack

Bewährte Bausteine, sauber verbunden.

▹ n8n ▹ Proxmox ▹ MailStore Administration API ▹ HTTP · form-urlencoded ▹ HTTP Basic Auth ▹ TLS · self-signed ▹ Async Token-Polling ▹ SMTP

Ergebnis & Nutzen

Weniger Handarbeit, früher Bescheid wissen.

Bewusst ohne erfundene Kennzahlen — hier zählen die qualitativen Vorteile im Betrieb.

Früherkennung

Datenkorruption fällt auf, bevor sie zum Datenverlust wird — nicht erst beim Restore.

Keine Prüfarbeit

Der Check läuft automatisch und wiederkehrend — niemand muss daran denken.

Zentrale Übersicht

Ein Workflow statt verstreuter manueller Handgriffe in verschiedenen Tools.

Nachvollziehbar

Jeder Lauf dokumentiert die Prüfung — ein sauberer Beleg für Audits.

Wiederverwendbar

Der Baustein trägt weitere Automatisierungen — eine Plattform statt Einzellösung.

Ruhiger Betrieb

Kein Rauschen: eine Meldung nur dann, wenn wirklich Handlungsbedarf besteht.

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Ob MailStore, Backups, Monitoring oder wiederkehrende Admin-Aufgaben: FlowTrix baut Automatisierungen, die im eigenen Haus laufen und sich nur melden, wenn es zählt.

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