FlowTrix Showcase · Fallstudie
MailStore Statusreport & Session-Monitor.
Sessions, Jobs, Archivierung — täglich im Blick.
SESSIONS · JOBS · ARCHIVIERUNG · E-MAIL
Ein täglicher Report fasst aktive Sessions, Wartungsjobs und die Postfach-Archivierung eines self-hosted MailStore-Servers in einem Dashboard zusammen — inklusive Mehrtage-Trend, damit chronische Probleme sofort auffallen statt erst nach Tagen.
Die Ausgangslage
Drei Ansichten, ein blinder Fleck.
Der MailStore-Client zeigt Sessions, Wartungsjobs und Postfach-Archivierung nur getrennt. Bei einigen Hundert Archivierungsläufen pro Postfach und Tag geht ein einzelner Fehlerfall in der Masse unter.
Verteilte Ansichten. Sessions, Jobs und Archivierung müssen einzeln im Client geprüft werden.
Ausfälle bleiben unbemerkt. Ein fehlerhaftes Postfach geht in Tausenden Tagesläufen unter.
Kein Verlauf. Ob ein Problem neu oder chronisch ist, sieht man nicht.
Die Lösung
Ein Dashboard, das mitdenkt.
Der Statusreport bündelt Sessions, Jobs und Postfach-Archivierung in einem täglichen Dashboard — und erkennt, seit wie vielen Tagen ein Postfach schon ausfällt.
Täglich automatisch. Jeden Morgen 07:00 liest der Workflow alle drei Datenquellen.
Trend & Eskalation. Erkennt, seit wie vielen Tagen ein Postfach ausfällt — der Betreff eskaliert automatisch.
Report per E-Mail. Dashboard mit Handlungshinweisen landet automatisch im Postfach.
Produktansicht
So sieht der Report im Postfach aus.
Kein separates Tool, keine neue Oberfläche zum Lernen — das Dashboard kommt direkt als E-Mail. Postfachnamen und Zahlen sind anonymisierte Beispielwerte.
Beispielansicht · Postfachnamen und Zahlen sind anonymisierte Platzhalter.
Hauptfunktionen
Drei Datenquellen. Eine Auswertung.
Täglicher Auslöser
Startet automatisch jeden Morgen 07:00 — ganz ohne manuelles Zutun.
Sessions & Wartungsjobs
Aktive Sitzungen und Ergebnisse von Backup und Retention der letzten 24 Stunden.
Postfach-Archivierung
Tausende Einzelläufe pro Postfach zu einer Zeile aggregiert — nur echte Fehler zählen.
Mehrtage-Trend
„Seit X Tagen fehlerhaft" je Postfach — persistent über die Workflow-Historie gespeichert.
Handlungshinweise
Automatischer Hinweis je Verbindungsart, z. B. IMAP-Zugang bei Outlook.com-Konten.
Zustellung per E-Mail
Farbcodiertes Dashboard, Betreffzeile eskaliert bei chronischen Ausfällen.
So funktioniert der Ablauf
Von der Uhrzeit bis zum Dashboard im Postfach.
Täglich 07:00
Auslöser startet automatisch.
Drei Quellen lesen
Sessions, Jobs, Archivierung.
Trend berechnen
Streak & Δ zum Vortag.
Aufbereiten
Kacheln, Tabellen, Hinweise.
Landet im Postfach der IT.
Ein typischer Fall
Morgens um sieben: der Report liegt schon im Postfach.
Beispielszenario zur Veranschaulichung.
Architektur
Drei Komponenten, ein eigenes Netz.
n8n steuert den Zeitplan, ein wiederverwendbarer Baustein spricht die MailStore Administration API an, der Mailserver stellt den Report zu. Alles self-hosted.
Datenschutz & Sicherheit
Nur Metadaten, keine Mailinhalte.
Self-hosted, keine Cloud-Dritten
n8n und MailStore laufen im eigenen Netz. Es werden keine Daten an externe Dienste übertragen.
Nur Metadaten
Sessions, Job-Status und Archivierungs-Zähler — keine E-Mail-Inhalte, keine personenbezogenen Daten.
Rein lesend
Keine schreibenden oder löschenden API-Aufrufe — der Report kann das Archiv nicht verändern.
Least-privilege Zugriff
Ein dediziertes API-Konto, Basic Auth über TLS. Zugangsdaten liegen im n8n-Credential-Store.
Der Report ist eine technische Maßnahme zur Betriebsüberwachung — keine rechtliche Garantie und keine Aussage „vollständig DSGVO-konform".
Technik-Stack
Bewährte Bausteine, sauber verbunden.
Nutzen & Ergebnis
Probleme auffallen lassen, statt sie zu suchen.
Bewusst ohne erfundene Kennzahlen — hier zählen die qualitativen Vorteile im Betrieb.
Sofort erkennbar
Statt in Tausenden Läufen unterzugehen.
Neu vs. chronisch
Der Streak zeigt, ob es ein Ausrutscher oder ein Dauerproblem ist.
Keine Prüfarbeit
Der Check läuft automatisch — niemand muss daran denken.
Zentrale Übersicht
Ein Report statt drei getrennter Ansichten.
Erste Anlaufstelle
Handlungshinweis zeigt, wo man zuerst nachsehen sollte.
Risikofrei
Rein lesend — keine Gefahr für Archivdaten.
Projektstatus
Was ist fertig, was ist geplant?
Ähnliche Lösung gesucht?
Wir automatisieren Ihre Infrastruktur — self-hosted und nachvollziehbar.
Ob MailStore, Monitoring oder wiederkehrende Auswertungen: FlowTrix baut Automatisierungen, die im eigenen Haus laufen und Ihnen die Signale liefern, auf die es ankommt.